Eine Klarstellung gleich vorweg: Die Begriffe Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer haben dieselbe Bedeutung. Da die gesetzlichen Grundlagen im Umsatzsteuergesetz geregelt sind, lautet die amtliche Bezeichnung Umsatzsteuer. Weil durch den Vorsteuerabzug bei den Unternehmen letztlich nur der im eigenen Unternehmen geschaffene „Mehrwert“ besteuert wird, trifft die Bezeichnung Mehrwertsteuer die Sache aber genauso gut. Probleme bekommst du jedenfalls nicht, wenn du auf deinen Rechnungen den Begriff Mehrwertsteuer oder die Abkürzung „MwSt.“ verwendest.
Doch der Reihe nach:
Keine Unternehmenssteuer
Eine Unternehmenssteuer ist die Umsatzsteuer genau genommen nicht: Für die meisten Unternehmen stellt die Umsatzsteuer keine finanzielle Belastung dar. Getragen wird die Steuer letztlich von den Endverbrauchern. Für umsatzsteuerpflichtige Selbstständige und Unternehmer ist es im Prinzip ein durchlaufender Posten. Arbeit macht die Steuer aber trotzdem – und das nicht zu knapp. Ob du willst oder nicht, musst du nämlich die Aufgaben eines staatlichen Steuereintreibers übernehmen – dem der Fiskus obendrein auch noch das Risiko für Fehler beim Inkasso aufhalst.
Davon befreit sind nur die sogenannten „Kleinunternehmer“ im Sinne des § 19 UStG. Mehr zu dieser Vereinfachungsregelung kannst du in unserem Crashkurs zur Kleinunternehmerregelung nachlesen.
Das Umsatzsteuer-Prinzip
Das Verfahren ist eigentlich ganz einfach:
- Zusätzlich zu deinen (Netto-)Verkaufspreisen und Honoraren stellst du deinen Kunden Umsatzsteuer in Rechnung und kassierst diese Umsatzsteuer anschließend von den Kunden ein.
- Von deinen Umsatzsteuereinnahmen ziehst du deine eigenen betrieblichen Umsatzsteuerzahlungen ab (das ist die berühmte „Vorsteuer“).
- Anschließend überweist du die Differenz (= Zahllast) im Rahmen der zunächst monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen ans Finanzamt. Falls du in einem Voranmeldezeitraum einmal mehr Vorsteuer gezahlt als Umsatzsteuer eingenommen hast, bekommst du automatisch eine Steuererstattung vom Finanzamt.
Bis spätestens Ende Mai des Folgejahres steht dann noch die abschließende jährliche Umsatzsteuererklärung an, in der du die noch offenen Umsatzsteuereinnahmen zahlst oder ein eventuelles Vorsteuer-Plus erstattet bekommst.
Voranmelde-Frequenz
In den beiden ersten Geschäftsjahren musst du auf jeden Fall monatliche Voranmeldungen abgeben. Dafür hast du bis zum 10. Tag des Folgemonats Zeit. Ab dem dritten Geschäftsjahr hängt die Häufigkeit der Voranmeldungen von der Höhe der Vorjahres-Zahllast an. Lag die Zahllast im Vorjahr …
- … unter 1.000 Euro, verzichtet das Finanzamt ganz auf Voranmeldungen: In dem Fall genügt die jährliche Umsatzsteuererklärung.
- … zwischen 1.000 Euro und 7.500 Euro sind vierteljährliche Voranmeldungen Pflicht (jeweils bis zum 10. April, 10. Juli, 10. Oktober und 10. Januar).
- … über 7.500 Euro sind monatliche Voranmeldungen Pflicht (jeweils bis zum 10. des Folgemonats).
Lektüretipp: Was bei Umsatzsteuervoranmeldungen und Steuererklärungen sonst noch alles zu beachten ist, kannst du im Beitrag „Umsatzsteuerpraxis: Von der Steuersignatur zur Steuererklärung“ nachlesen.
Zurück zum Prinzip des Umsatzsteuerverfahrens:
- Angenommen, du bist Einzelhändler und verkaufst Ware im Nettowert von 400 Euro plus 19% Umsatzsteuer zum Brutto-Verkaufspreis von 476 Euro (400 Euro plus 76 Euro Umsatzsteuer) an einen Verbraucher.
- Du selbst hast die Ware zum Nettowert von 300 Euro beim Großhändler eingekauft (plus 57 Euro Umsatzsteuer),
- der sie wiederum beim Hersteller für 250 Euro (plus 47,50 Euro Umsatzsteuer) erworben hat.
- Der Hersteller brauchte für die Produktion der Ware anteilige Rohstoffe und weitere Teile im Nettowert von 100 Euro (plus 19 Euro Umsatzsteuer), die er bei verschiedenen Lieferanten eingekauft hat.
Die sich daraus ergebenden Umsatz- und Vorsteueranteile im Überblick:
* Die Vorsteuer-Zahlungen der Lieferanten werden im Beispiel nicht berücksichtigt. Tatsächlich setzt sich die Wertschöpfungskette ja noch weiter fort. Da die Umsatz- und Vorsteueranteile im richtigen Leben aber nicht bis auf das einzelne Produkt zurückverfolgt werden, spielt das keine Rolle.
Umsatzsteuer = Mehrwert-Besteuerung
Das Umsatzsteuer-Verfahren in Deutschland bezeichnet man auch als „Allphasen-Netto-Umsatzsteuer mit Vorsteuerabzug“. Tatsächlich besteuert wird dabei der in den einzelnen Unternehmen der „Wertschöpfungskette“ geschaffene Mehrwert. Letztlich getragen wird die Steuerlast von den Endverbrauchern.
Das lässt sich anhand unseres Beispiels gut verfolgen: Von deinen Umsatzsteuer-Einnahmen in Höhe von 76 Euro darfst du 57 Euro Vorsteuer abziehen. Es bleiben 19 Euro übrig, die du ans Finanzamt abführen musst. Diese Umsatzsteuer-Zahllast entspricht genau dem Umsatzsteueranteil auf den Netto-„Mehrwert“, den du in deinem Unternehmen geschaffen hast:
Verkaufspreis: 400 Euro
Einkaufspreis: 300 Euro
Mehrwert: 100 Euro
darauf 19% USt.: 19 Euro
Noch nicht ganz klar? Dann kannst du dir das Prinzip der „Allphasen-Netto-Umsatzsteuer mit Vorsteuerabzug“ recht anschaulich Schritt für Schritt bei Youtube erklären lassen.
Misstrauischer Fiskus
Weil es bei der Umsatzsteuer um sehr viel Geld geht und die Möglichkeit der Vorsteuer-Erstattung zum Missbrauch einlädt, ist der Staat bei dieser Steuerart ganz besonders misstrauisch. Neben den „normalen“ Betriebsprüfungen, die bei kleinen Unternehmen vergleichsweise selten stattfinden, gibt es seit ein paar Jahren eine spezielle Form der Umsatzsteuer-Prüfung: Im Rahmen einer „Umsatzsteuer-Nachschau“ kann ein Steuerprüfer jederzeit bei dir auf der Matte stehen – zumindest während der üblichen Geschäfts-Öffnungszeiten. Rechtsgrundlage ist § 27b Umsatzsteuergesetz.
Immer, wenn die Umsatzsteuer ins Spiel kommt, nimmt es das Finanzamt sehr genau. Beim Ausstellen von Rechnungen, bei deinen Umsatzsteuervoranmeldungen und Steuererklärungen solltest du keinen Mut zur Lücke haben. Zweifelsfragen klärst du am besten mit deinem Steuerberater. Was es mit der „Umsatzsteuer-Nachschau“ im Einzelnen auf sich hat und was bei der Auswahl eines Steuerberaters zu beachten ist, erläutern wir bei nächster Gelegenheit an dieser Stelle: Stay tuned!
Noch Fragen?
Was du beim Start in die Selbstständigkeit in Sachen Steuern und Buchführung sonst noch alles beachten solltest und wie invoiz dir dabei hilft, erfährst du auf folgenden Seiten:
- Crashkurs „Kleinunternehmerregelung“
- Welche Steuern zahlen Unternehmer? Teil 1: Einkommensteuer
- Welche Steuern zahlen Unternehmer? Teil 2: Gewerbesteuer
- Welche Steuern zahlen Unternehmer? Teil 3: Körperschaftsteuer
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