Der Gesetzgeber hat die Fristen für Rechnungen großzügig bemessen. Außerdem gelten sie nur für einen begrenzten Adressatenkreis. Die wichtigste Vorschrift zu Fristen von Rechnungen findest du in § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG:
Demnach kannst du dir mit dem Schreiben von Rechnungen bis zu sechs Monate lang Zeit lassen. Die Frist gilt zudem nur für Rechnungen an Unternehmen und andere „juristische Personen“. Rechnungen an Privatleute sind nur in wenigen Ausnahmefällen vorgeschrieben.
Gesetzliche Fristen beim Rechnungen schreiben
Die Rechnungsvorschriften stammen aus dem Umsatzsteuergesetz: Sie dienen im Kern der Sicherung von Umsatzsteuer-Einnahmen. (Fast) alles andere kümmert den Fiskus nicht:
- Du rechnest steuerfreie Waren und Dienstleistungen ab? Dann kannst du dir Rechnungen an andere Unternehmer theoretisch ganz sparen. Die Liste der Steuerbefreiungen findest du in § 4 Nr. 8 bis 28 UStG.
- Bei Geschäften mit Privatleuten musst du bis auf wenige Ausnahmen überhaupt keine Rechnung schreiben. Bestimmte Fristen gibt es nicht.
- Eine Pflicht zur Rechnungsstellung an Privatleute gilt nur für Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken. Dazu zählen Bauleistungen aller Art sowie Garten- und Reinigungsarbeiten. Hintergrund: Bei den genannten Leistungen haben die Behörden in der Vergangenheit häufiger Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung festgestellt.
Außerdem haben Privatleute bei Leistungen von Handwerkern und „haushaltsnahen Dienstleistern“ Anspruch auf eine Rechnung. Das steht in § 35a EStG.
Wichtig: Geldforderungen müssen nicht erst nach Erhalt der Rechnung beglichen werden. Sie können bereits fällig sein, wenn noch keine Rechnung vorliegt!
Rechnungsstellung: Vorschriften und Fristen, die du unbedingt kennen musst!
An wen du überhaupt eine Rechnung ausstellen musst und welche Fristen es in dem Zusammenhang gibt, verraten wir dir in diesem Video.
Zahlbar ohne Rechnung!
Geldforderungen sind grundsätzlich sofort fällig, sobald die vereinbarte Lieferung oder Leistung erbracht wurde. Das kannst du in § 271 BGB nachlesen. Bestimmte Fristen für Rechnungen sind dort nicht vorgesehen. Die Details hängen vom Vertrag ab, der dem konkreten Geschäft zugrunde liegt.
Sind im Vertrag mit deinen Kunden keine Einzelheiten geregelt, gelten bei den drei wichtigsten Vertragsarten die folgenden Grundsätze:
- Beim Dienstvertrag hast du als Dienstleister sofort nach Erbringen der Leistung Anspruch auf die Vergütung. Das steht in § 614 BGB.
- Beim Werkvertrag hast du nach der Abnahme des Werks Anspruch auf deine Vergütung. Rechtsgrundlage ist § 641 BGB.
- Beim Kaufvertrag ist die Geldforderung bei Übergabe (= Lieferung) fällig. Nachzulesen in § 433 Abs. 2 BGB.
Soweit die gesetzliche Theorie – und nun zur Praxis:
Rechnungen und Fristen in der Praxis
Ob du es glaubst oder nicht: Die finanziellen Probleme vieler Selbstständiger und kleiner Unternehmen haben auch damit zu tun, dass sie zwar ihre Leistungen zuverlässig und pünktlich erbringen. Mit der Abrechnung lassen sie sich dann aber viel zu viel Zeit. Das Schreiben von Rechnungen gehört zum nervigen „Bürokram“ und gilt als unproduktive Tätigkeit. Offene Kundenaufträge sind wichtiger und gehen immer vor.
Das ist gefährlich: Am besten schickst du deine Rechnungen möglichst bald an den Empfänger schicken. Kein Kunde wird die zeitnahe Rechnungstellung als Geldgier missverstehen.
Vielseitige Rechnungsdokumente
Im invoiz-Arbeitsbereich „Rechnungen“ schreibst du per Mausklick auf den Button „Rechnung erstellen“ im Handumdrehen professionelle Rechnungen:
invoiz-rechnungen.png
Auch das Einhalten von Fristen ist kein Problem (zum Beispiel „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen“). Die professionellen invoiz-Rechnungen sind rechtlich einwandfrei und optisch ansprechend. Sie haben gleich mehrere Funktionen:
- Zunächst einmal fasst du den Zeitpunkt, Inhalt und Wert deiner Lieferungen und Leistungen zusammen. Dadurch trägt deine Rechnung bei eventuellen Rechtsstreitigkeiten zur Klärung von Terminen und Ansprüchen bei.
- Du solltest zudem auf der Rechnung angeben, bis wann sie spätestens bezahlt sein muss. Das kann zum Beispiel ein Zahlungsziel von 30 Tagen sein.
- Fehlt eine vertraglich vereinbarte Zahlungsfrist, gilt die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen. Das ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt.
- Du nennst deine Bankverbindung oder sonstige Zahlungswege. Damit der Rechnungsempfänger weiß, wie er deine Geldforderung begleichen soll.
- Deine Geschäftskunden brauchen die Rechnung, um vom Finanzamt den enthaltenen Umsatzsteuer-Anteil erstattet zu bekommen.
Noch etwas: Du kannst den Empfänger bereits in der Rechnung auf die Folgen einer zu spät bezahlten Rechnung hinweisen. Auf diese Weise sparst du dir das umständliche mehrstufige Mahnverfahren. Mehr zu dem Thema erfährst du in unserer Bibliothek unter „Mahnung schreiben – so geht’s“.
Verjährung: Fristen nicht vergessen!
Ganz gleich, ob du bereits eine Rechnung geschrieben oder einen Vorgang einfach komplett vergessen hast: Nach Ablauf der „regelmäßigen Verjährungsfrist“ kannst du deine Ansprüche nicht mehr geltend machen. Geldforderungen verjähren unabhängig vom Termin der Rechnungstellung normalerweise nach drei Jahren.
Die Dreijahres-Frist beginnt am Ende des Jahres zu laufen, in dem der Anspruch entstanden ist. Das heißt: Ende 2019 sind somit sämtliche offenen Forderungen des Jahres 2016 in höchster Gefahr!
☝ Du willst noch mehr zum Thema „Rechnung schreiben“ wissen?Dann bist du in der invoiz Bibliothek bestens aufgehoben! Unter „Rechnung schreiben: So geht’s!“ klären wir alle Fragen rund um die Rechnungsstellung. |
Wichtig: Um eine drohende Verjährung zu verhindern, genügt es nicht, bloß eine verspätete Rechnung oder eine x-te Mahnung zu schreiben. Am besten leitest du in einem solchen Fall möglichst schnell das standardisierte gerichtliche Mahnverfahren ein.
Das klingt komplizierter und teurer als es ist. Ausführlichere Informationen zum gerichtlichen Mahnverfahren findest du in unserem Grundlagenbeitrag Mahnbescheid – Vollstreckungsbescheid – Zwangsvollstreckung.
Ob du durch ein Mahnverfahren letztlich zu deinem Geld kommst, ist zwar nicht gesichert. Aber immerhin wird der Verjährungs-Fristablauf dadurch unterbrochen („gehemmt“).
Aufbewahrungsfristen: nicht wegschmeißen!
Nachdem du innerhalb der Verjährungsfrist deinem Kunden eine ordentliche Rechnung geschrieben hast, musst du sie revisionssicher aufbewahren. Im Falle von Rechnungen gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Diese Fristen solltest du nicht auf die leichte Schulter nehmen. Kannst du die verlangten Belege nicht vorweisen, nimmt das Finanzamt eine Schätzung einfach selbst vor.
Die Rechnungs-Software invoiz bewahrt die entsprechenden Dokumente sicher auf. Außerdem hilft sie dir dabei, die GoBD-Vorschriften einzuhalten. Ausführliche Infos zum Thema Aufbewahrungspflichten von Rechnungen & Co. findest du im Beitrag „Welche Belege du im neuen Jahr wegwerfen darfst“.
Noch Fragen zu Rechnungen, Fristen & mehr?
Was beim Start in die Selbstständigkeit sonst noch alles zu beachten ist, erfährst du auf folgenden Seiten:
- Selbstständig machen? So meldest du dich beim Finanzamt an
- Rechnung schreiben: So geht’s!
- Angebot schreiben: So geht’s!
- Vom Netto vom Brutto: So rechnest du richtig
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