Der Begriff Proforma-Rechnung sagt dir nichts? Kein Wunder: Die wenigsten Selbstständigen und Unternehmer haben so ein Dokument schon einmal ausgestellt oder bekommen. Durch die fortschreitende Globalisierung kann das in Zukunft allerdings etwas häufiger vorkommen. Mit einer Proforma-Rechnung dokumentierst du die Art, den Zweck und / oder den Wert einer Lieferung:
- Bei Auslandsgeschäften kann der Empfänger damit zum Beispiel gegenüber dem Zoll oder ausländischen Finanzbehörden den Inhalt einer Warensendung glaubhaft machen.
- Auch Banken verlangen bei der Finanzierung bestimmter Im- und Exportgeschäfte die Vorlage von Vorabrechnungen („Akkreditiv“).
- Bei Lieferungen in Länder außerhalb der EU erwarten manche Auftraggeber Vorabrechnungen als Ersatz für Angebote oder Auftragsbestätigungen.
- Auch bei Mustersendungen und Ersatzteillieferungen kommen Proforma-Rechnungen zum Einsatz.
Grundsätzlich enthalten Proforma-Rechnungen dieselben Informationen wie normale Rechnungen. Hauptunterschied: Es fehlt die Zahlungsaufforderung an den Rechnungsempfänger.
Wichtig: Falls eine Proforma-Rechnung Umsatzsteuer enthält, darf der Empfänger ihn nicht als Vorsteuer geltend machen! Mangels Zahlungsaufforderung zieht die Rechnung ja keine Bezahlung nach sich.
Darauf solltest du den Empfänger ausdrücklich hinweisen. Anderenfalls besteht die Gefahr, dass das Finanzamt die Umsatzsteuer von dir verlangt. Das gilt auch dann, wenn du zum Abschluss der Transaktion noch eine „richtige“ Rechnung ausstellst. Im Zweifel musst du den Umsatzsteueranteil doppelt bezahlen!
Proforma-Rechnung mit invoiz schreiben
Wenn ein Kunde von dir eine Proforma-Rechnung verlangt, erledigst du das mit wenigen Mausklicks. Dazu wechselst du in den invoiz-Arbeitsbereich „Rechnungen“. Nachdem du dort eine neue Rechnung angelegt hast …
- trägst du den Kunden ein,
- änderst die Überschrift „Rechnung“ in „Proforma-Rechnung“,
- machst im Einleitungstext je nach Anwendungsfall Angaben zum Herkunftsland und zur Art der Warensendung (z. B. Mustersendung, Ersatzlieferung),
- gibst wie üblich die zu liefernden Artikel ein,
- wählst als Zahlungsbedingung „Keine Angabe“ und
- informierst den Rechnungsempfänger im Schlusstext sicherheitshalber über die Unzulässigkeit des Vorsteuerabzugs:
Praxistipps:
- Bei Auslandsgeschäften nennst du neben der deutschen Rechnungs-Bezeichnung am besten zusätzlich den passenden internationalen Begriff.
- englisch: „Pro Forma Invoice“
- französisch: „Facture Pro Forma“
- spanisch: „Factura Proforma“
- italienisch: „Fattura Proforma“
- Du verschickst deine Lieferung mit einem der großen Transportdienstleister (z. B. DHL, FedEx, UPS)? Dann kannst du auch gleich dessen Proforma-Rechnungsoptionen nutzen. Die internationalen Versender unterstützen dich auch beim Erfüllen weiterer Zoll-Vorschriften.
- Die Details deiner Proforma-Rechnungen besprichst du sicherheitshalber mit deinem Steuerberater. Das gilt vor allem bei Auslandsgeschäften mit hohen Rechnungsbeträgen!
Du hast noch keinen Steuerberater? Dann lohnt sich ein Blick auf den Blogbeitrag „Steuern & Buchführung: Selber machen oder Berater?“
Noch Fragen?
Was beim Schreiben von Rechnungen sonst noch alles zu beachten und wie invoiz dich beim Schreiben von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen unterstützt, erfährst du auf folgenden Seiten:
- Rechnung schreiben: So geht’s!
- Alle Neune: Schritt für Schritt zur Profi-Rechnung mit System
- Feintuning: Rechnungsvorlagen ändern leicht gemacht
- Fortlaufende Rechnungsnummer: Die Nummer mit den Rechnungsnummern
- Das ist ja einfach: So schreiben Freelancer Rechnungen
- Umsatzsteuerfreie Rechnungen schreiben: Begründung nicht vergessen!
- Das erweiterte Mahnwesen im Rechnungstool: Forderungsmanagement à la carte!
- Mustergültig mahnen: Von Forderungen, Fälligkeit & Verzug
- Profi-Dreikampf um die Kohle: Mahnbescheid – Vollstreckungsbescheid – Zwangsvollstreckung
Am besten probierst du die invoiz-Demo gleich aus: Einfach mit E-Mailadresse und Passwort registrieren – und sofort steht dir der volle Funktionsumfang kostenlos zur Verfügung. Du kannst das Rechnungsprogramm dann auf Herz und Nieren testen. So bist du hinterher sicher, dass es alle deine Anforderungen erfüllt.