Eine Rechnung online zu übermitteln ist in jeder Hinsicht komfortabler, schneller und kostengünstiger als der Postweg. Dadurch profitieren letztlich alle Beteiligten:
- Der Rechnungsaussteller spart sich das aufwendige Drucken, Eintüten und Frankieren von Papierrechnungen und den teuren Versand per Snail-Mail.
- Der Empfänger umgeht das umständliche Einscannen: Elektronische Rechnung können direkt per Mausklick in die Buchführung übernommen werden. Und nicht zu vergessen:
- Die Umwelt freut sich über geringeren Ressourcen-Verbrauch.
Mit anderen Worten: Verwaltungsaufwand senken, Geld sparen, Nutzen stiften und Umwelt schützen! Was willst du mehr?
Keine besonderen Anforderungen an Online-Rechnungen
Zumal das Finanzamt auch nichts gegen elektronische Rechnungen einzuwenden hat:
- Es gelten dieselben inhaltlichen Anforderungen wie für Papierrechnungen.
- Auf die komplizierte elektronische Signatur von Online-Rechnungen verzichtet der Gesetzgeber schon seit vielen Jahren.
Einzige Einschränkung: Geschäftskunden können von dir eine Papierversion deiner Rechnung verlangen. In § 14 Abs. 1 UStG heißt es dazu: „Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln.“
invoiz-Rechnung online verschicken? Kein Problem!
Auf geht’s: Du möchtest …
- professionelle Rechnungen schreiben,
- sie als PDF-Datei speichern,
- per E-Mail versenden oder
- deinen Kunden als Link zur Online-Browserversion zum Download bereitstellen?
Kein Problem: Bei invoiz ist der Online-Rechnungsversand standardmäßig voreingestellt.
1. Online-Rechnung schreiben
Nachdem du die App gestartet hast …
- wechselst du in den Arbeitsbereich „Rechnungen“,
- klickst auf „Rechnung erstellen“,
- wählst wie üblich den Adressaten aus,
- trägst die Rechnungspositionen ein und
- klickst auf „Speichern“:
2. Online-Rechnung abschließen
Anschließend überprüfst du, ob alle Angaben korrekt sind und klickst auf „Abschließen“. Die folgende Sicherheitsabfrage bestätigst du per Mausklick auf „Jetzt abschließen“:
Damit erfüllst du im Vorbeigehen die strengen GoBD-Anforderungen der Finanzverwaltung. Denn abgeschlossene invoiz-Rechnungen sind zuverlässig gegen nachträgliche Änderungen geschützt. Auf diese Weise bist du bei einer möglichen Steuerprüfung auf der sicheren Seite.
3. Online-Rechnung verschicken
In der folgenden Rechnungsansicht findest du dann vier Versandmöglichkeiten. Gleich drei davon ermöglichen dir den elektronischen Rechnungsversand:
Du kannst die Rechnung …
- direkt über den invoiz-Server (1) „Per E-Mail senden“ (und dir selbst automatisch eine Kopie schicken lassen),
- im (2) „PDF“-Format herunterladen, abspeichern und die Rechnung als PDF-Dokument über dein eigenes E-Mailprogramm verschicken,
- oder aber den Link zur Online-Version der invoiz-Rechnung per Mausklick auf (3) „RE-Link kopieren“ in die Windows-Zwischenablage und / oder eine neue E-Mail kopieren. Den Rechnungs-Link kannst du zum Beispiel auch per WhatsApp oder andere Messenger an deine Kunden übermitteln.
Browserversion der Online-Rechnung
Ganz gleich, welchen Versandweg du wählst: Wenn der Empfänger auf den Link klickt, öffnet sich die Rechnungsansicht im Browser. Von dort aus kann der Kunde deine Rechnung drucken oder als PDF-Dokument herunterladen:
Praktisch, oder?
Keine Sorge: invoiz kann auch Papier!
Und, klar: Auch du selbst kannst deine Rechnung bei Bedarf für deine Unterlagen ausdrucken und / oder per Post an Old-School-Kunden verschicken. Dabei lässt dir das „Drucken“-Menü der Rechnungsansicht die Wahl, ob du …
- „Auf eigenes Briefpapier“ oder
- „Auf Blanko-Briefpapier“ drucken willst:
Noch Fragen zur Rechnungssoftware?
Weitere Tipps zum Umgang mit der Rechnungs-App invoiz erhältst du zum Beispiel auf folgenden Seiten:
- Einfach, intuitiv & sicher: Das Nr. 1 Rechnungsprogramm für Selbstständige
- Alle Neune: Schritt für Schritt zur Profi-Rechnung
- Das ist ja leicht: Rechnungsvorlagen an deine Wünsche anpassen
- Praktischer Entwurfsmodus: Sammelrechnungen mit der Rechnungssoftware schreiben
- Richtige Rechnungen: Die Nummer mit den Rechnungsnummern
- Rechnung korrigieren: Tipps zur Rechnungskorrektur
- Die Textbaustein-Verwaltung im Rechnungstool invoiz
- Auf Knopfdruck: So schreibst du Proforma-Rechnung mit invoiz
- So schreibst du Proforma-Rechnung mit invoiz
- Wie die Profis: Abschlags- und Schlussrechnungen mit invoiz schreiben
- invoizPAY: Rechnungen mit eingebautem Inkasso-Turbo!