Wenn du geschäftlich unterwegs bist, kannst du die meisten Ausgaben von der Steuer absetzen: Reisekosten werden grundsätzlich als Betriebsausgaben anerkannt. Nur: Was genau ist eigentlich eine Geschäftsreise? Wann eine „Auswärtstätigkeit“ vorliegt und worauf du bei deinen Fahrtkosten achten solltest, kannst du in Teil 1 unserer kleinen Reisekostenreihe nachlesen.
Heute beschäftigen wir uns mit den Übernachtungs- und Reisenebenkosten:
Ein Dach überm Kopf – mehr nicht!
Wenn du im Rahmen einer geschäftlichen Auswärtstätigkeit übernachtest, werden „Beherbergungsleistungen“ in nachgewiesener Höhe steuerlich anerkannt. Es gibt jedoch zahlreiche Einschränkungen:
Enthält eine Hotel- oder Pensionsrechnung Verpflegungspositionen, stellt der anteilige Rechnungsbetrag keine Betriebsausgabe dar. Das Finanzamt ist nämlich der Meinung, dass du auch dann essen und trinken musst, wenn du nicht auf Reisen bist. Einziges Zugeständnis: Weil die Verpflegung unterwegs teurer ist als daheim, gesteht dir der Fiskus eine karge Pauschale für den entstandenen „Verpflegungsmehraufwand“ zu. Mehr dazu weiter unten.
Keine Verpflegung…
Eine Kürzung des Hotel-Rechnungsbetrages ist auch dann erforderlich, wenn zusätzlich zum Übernachtungspreis nur ein undifferenzierter „Sammelposten für Nebenleistungen einschließlich Verpflegung“ in Rechnung gestellt wird. In dem Fall musst du den Kürzungsbetrag pauschal ermitteln. Er beträgt:
- Frühstück: Kürzung um 20 Prozent der inländischen Verpflegungspauschale (= 24 Euro x 20% = 4,80 Euro),
- Mittag- und Abendessen: Kürzung um jeweils 40 Prozent der Verpflegungspauschale (= = 24 Euro x 40% = 9,60 Euro),
… höchstens jedoch bis zur Höhe der betreffenden Rechnungsposition.
Wichtig: Bei Auslandsreisen musst du die Kürzungen auf Basis der „Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland“ berechnen. Für Länder, die in der amtlichen Übersicht nicht erwähnt sind, gilt hilfsweise die Luxemburg-Pauschale.
… keine Wellness und Unterhaltung!
Ebenfalls nicht als Reisekosten anerkannt werden separate Hotel-Rechnungspositionen, die eindeutig in den Bereich der privaten Lebensführung fallen. Das gilt zum Beispiel für …
- den Minibar-Verzehr,
- die Pay-TV-Nutzung,
- Massagen oder andere Wellness-Dienstleistungen.
Kümmerliche Verpflegungspauschalen
Wie bereits erwähnt: Essen müssen Steuerpflichtige auch dann, wenn sie nicht auf Geschäftsreise sind. Deshalb sieht das steuerliche Reisekostenrecht bei Ausgaben für Speisen und Getränke lediglich zwei magere Tagespauschalen vor, mit denen der Verpflegungsmehraufwand ausgeglichen werden soll.
Bei Geschäftsreisen im Inland gibt es zwei Verpflegungspauschalen:
- 12 Euro (bei mehr als 8-stündiger Abwesenheit) und
- 24 Euro (bei 24-stündiger Abwesenheit).
Wenn du kürzer als acht Stunden unterwegs bist (etwa zwecks Einkauf von Büromaterial), bekommst du keinen steuerlichen Ausgleich für den entstandenen Verpflegungsmehrkosten. Ausnahme: Bei mehrtägigen Geschäftsreisen mit Übernachtung werden An- und Abreisetage immer pauschal mit 12 Euro pauschal vergütet. Wie lange du tatsächlich unterwegs warst, spielt in dem Fall keine Rolle.
Wichtig: Bei Auslandsreisen gelten die „Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland“, die in jedem Jahr neu veröffentlicht werden. Für Länder, die in der amtlichen Übersicht nicht erwähnt sind, gilt hilfsweise die Luxemburg-Pauschale.
Lektüretipp: Abgesehen von den Verpflegungspauschalen brauchst du für sämtliche Reisekosten Belege. In der Hektik des Reisealltags werden Quittungen und Rechnungen aber manchmal vergessen oder gehen verloren. Solange das nicht ständig vorkommt, ist das kein Problem. Ausführlichere Informationen findest du im invoiz-Grundlagenbeitrag „Keine Quittung? Eigenbeleg reicht (oft)!“
Tipp: Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung
Wenn du wegen eines geschäftlichen Projekts vorübergehend einen zweiten Wohnsitz brauchst, darfst du bis zu 1.000 Euro pro Monat als Betriebsausgabe als „Kosten für die doppelte Haushaltsführung“ geltend machen. Zu den Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung zählen insbesondere:
- Kosten der Wohnungssuche und des Umzugs,
- Miete, Nebenkosten und Ausgaben für die Renovierung und Einrichtung der Zweitwohnung,
- Verpflegungsmehraufwendungen (bei derselben Tätigkeit beschränkt auf die ersten drei Monate),
- Fahrtkosten aus Anlass der Wohnungswechsel zu Beginn und am Ende der doppelten Haushaltsführung sowie
- Fahrtkosten für wöchentliche Heimfahrten an den Ort des eigenen Hausstandes.
Wichtig: Das erwähnte 1.000-Euro-Limit ist keine Pauschale! Auch hier musst du die tatsächlich entstandenen Kosten nachweisen. Außerdem ist die steuerliche Anerkennung eines geschäftlichen Zweitwohnsitzes an bestimmte Voraussetzungen geknüpft:
- Du selbst, dein Ehegatte oder Lebensgefährte ist Eigentümer oder Mieter des Erstwohnsitzes.
- Du bist finanziell an den Kosten der Lebensführung beteiligt, die am Erstwohnsitz entstehen.
- Der Zweitwohnsitz befindet sich „in der Nähe“ der Tätigkeitsstätte: Die Entfernung zwischen Tätigkeitsstätte und Zweitwohnung muss kürzer sein als die Hälfte der Entfernung zwischen Erstwohnung und Tätigkeitsstätte.
Ausblick Reisekosten
In Teil 3 findest du die wichtigsten Informationen zum Thema Reisenebenkosten. Außerdem beschäftigen wir uns mit den Anforderungen an die äußere Form von Reisekostenabrechnungen: Stay tuned!
Noch Fragen?
Was du beim Start in die Selbstständigkeit in Sachen Steuern und Buchführung sonst noch alles beachten solltest und wie invoiz dir dabei hilft, erfährst du auf folgenden Seiten:
- Rechnung schreiben: So geht’s!
- Angebot schreiben: So geht’s!
- Mahnung schreiben: So geht’s!
- Kleinunternehmerregelung: Was du als Kleinunternehmer wissen musst!
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