Zeiterfassung mit invoiz: Nichts vergessen und blitzschnell abrechnen!

Eine einfache elektronische Zeiterfassung ist für Selbstständige unverzichtbar. Möglichst mit einer nahtlosen und komfortablen Schnittstelle zur Rechnung. invoiz gibt dir beides an die Hand. Umständliche Excel-Tabellen waren gestern. Doch der Reihe nach:

Die freie Zeiteinteilung ist einer der großen Vorteile der Selbstständigkeit. Endlich arbeitest du wann, wo und wie lange du willst. Niemand kann dich rumkommandieren und mit langweiligen Routinetätigkeiten nerven. Als Kreativer, IT-Freelancer und Dienstleister ist deine Zeit bares Geld.

Aber mal ehrlich: Weißt du wirklich, wie lange du brauchst, um Dienstleistungen zu erledigen? Oder Produkte herzustellen? Und sie zu vermarkten – einschließlich Kalkulation, Angebot, Verhandlung und Rechnung? Vielleicht nicht gerade auf die Minute genau – aber doch ganz grob?

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Zufallssache Zeiterfassung?

Oder gehörst du auch zu den Gehetzten, bei denen am Ende der Woche noch viel zu viele Aufgaben übrig sind? Die vor lauter Arbeit nicht mehr wissen, wo ihnen der Kopf steht – und ob sich der ganze Aufwand überhaupt lohnt?

Falls ja, stehst du damit nicht alleine da. Böse Zungen behaupten ja, in der Informationsgesellschaft geht alles schneller – es dauert bloß ein bisschen länger. 🙂

Wenn du auf Dienstvertragsbasis arbeitest, wirst du deinen Kunden ohnehin mit irgendeiner Art von Stundenzettel Rechenschaft ablegen. Falls du aber – wie die meisten Freelancer – auf Werkvertragsbasis arbeitest, interessiert den Kunden bloß das Ergebnis. Der will wissen, ob Preis und Qualität stimmen. Und ob du die vereinbarten Termine einhältst.

Weiße Bescheid, Schätzelein?

Ganz gleich, ob Stundennachweis oder verlässliche Kalkulationsbasis für eigene Zwecke. Du brauchst auf jeden Fall realistische Angaben über deinen Zeitaufwand. Ohne diese Informationen kannst du keine leistungsgerechten Preise und Honorare kalkulieren. Von der Planung realistischer Termine ganz zu schweigen.

Das gilt besonders für Start-ups: Alte Hasen können es sich schon mal leisten, den erforderlichen Zeitaufwand für typische Aufgaben „Pi mal Daumen“ zu schätzen. Gründer müssen diese Erfahrungen erst einmal sammeln. Sie tun gut daran, ihr Zeitbudget ganz besonders genau im Auge zu behalten und alle Daten zu erfassen.

Zeiterfassung mit invoiz

Mit der Online-Zeiterfassung von invoiz behältst du ganz bequem den Überblick über deinen geschäftlichen Zeitaufwand. Wenn es Zeit für eine Zwischen- oder Schlussabrechnung ist, wandelst du die aufgezeichneten Daten einfach per Mausklick in eine fertige Ausgangsrechnung um. Schneller und komfortabler geht’s nicht.

Der dafür erforderliche Erfassungsaufwand ist minimal. Du beginnst oder beendest einen Auftrag? Oder wechselst deine Tätigkeit?

Dann klickst du im Arbeitsbereich „Rechnungen > Zeiterfassungen“ auf den Button „+ Zeit erfassen“:

Tipp: Den Button „+ Zeit erfassen“ findest du auch im invoiz-Dashboard:

Anschließend …

• wählst den Kunden, dem der Aufwand zugeordnet werden soll,
• trägst deinen Stundensatz für die betreffende Tätigkeit ein und
• notierst Datum sowie Anfangs- und Endzeit:

Praxistipps:

• Falls die konkreten Uhrzeiten keine Rolle spielen, kannst du den Zeitraum auch gleich in Stunden und Minuten eingeben.
• Im Feld „Tätigkeitsbeschreibung“ notierst du am besten noch kurz die Art deiner Tätigkeit. Auf diese Weise hast du hinterher einen lückenlosen und aussagekräftigen Arbeitsnachweis.

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Zeiterfassungen abrechnen

Sobald du auf den Button „Speichern“ klickst, bekommst du eine Übersicht über sämtliche Aufwände des betreffenden Kunden.

Und zwar sowohl die produktiv abrechenbaren als auch die Vor- und Nacharbeits- sowie sonstigen Verteilzeiten:

Bevor du die offenen Aufwände abrechnest, entfernst du bei Bedarf die Häkchen vor allen Einträgen, die du dem Kunden nicht direkt in Rechnung stellen kannst oder willst. Über das Auswahlmenü der Spalte „Betrag“ (Mausklick auf den Abwärtspfeil) kannst du einzelne Aufwände außerdem jederzeit bearbeiten oder löschen.

Per Mausklick auf „Rechnung erstellen“ erzeugt invoiz eine fertige Rechnung mit allen Abrechnungsdetails. Du brauchst nur noch auf „Speichern“ zu klicken:

Mit „Abschließen“ und „Abschicken“ bringst du deine Rechnung dann wie üblich per E-Mail auf den Weg zum Kunden.

Erledigte Positionen verschwinden automatisch aus der Liste der „Offenen Aufwände“. Du findest sie im Bereich „Rechnungen > Zeiterfassung“ im Register „Abgerechnet“ wieder.

Praxistipp:
Mobile Business-Junkies aufgepasst: invoiz gibt‘s auch als iOS- und Android-App. Mit der mobilen App ist die Zeiterfassung jetzt noch bequemer möglich. Schließlich hast du dein Smartphone ja immer bei dir.

Also, worauf wartest du noch? Lass dir das smarte „Hosentaschen-Büro“ nicht entgehen! Denn damit hast du dein gesamtes Business jederzeit dabei. (Ob in der Hosen- oder in der Handtasche überlassen wir dir. :-))

Noch Fragen?

Was bei Kalkulationen, Angeboten und Rechnungen  sonst noch alles zu beachten ist, erfährst du zum Beispiel auf folgenden Seiten:

• Angebot schreiben: So geht’s!
• Vom Netto vom Brutto: So rechnest du richtig
• Rechnung schreiben: So geht’s!
• Terminsache: Welche Fristen gibt es bei der Rechnungsstellung?
• Fortlaufende Rechnungsnummer: Die Nummer mit den Rechnungsnummern

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