Wann soll ich eine Mahnung verschicken?

So professionell und selbstbewusst die meisten freiberuflichen und gewerblichen Freelancer in ihrem eigentlichen Kerngeschäft auch sind: In kaufmännischen Angelegenheiten herrscht oft viel Unsicherheit. Das gilt vor allem für die passende Reaktion auf ausbleibende Zahlungen:

• Wie viel Geduld muss ich mit säumigen Zahlern haben?
• Wann soll oder darf ich überfällige Zahlungen anmahnen? Sofort bei Überschreiten des Zahlungsziels oder Eintritt des Verzugs? Oder soll ich lieber noch ein paar Tage warten?
• Wie energisch soll ich dabei auf meine Forderungen hinweisen?

Dazu vorweg gleich drei Lektüretipps:

• • Geballtes Wissen zum Thema Mahnungen, findest du in unserer invoiz Bibliothek: „Mahnung schreiben: So geht’s!“
  • Ausführliche Informationen über die wichtigsten rechtlichen Grundlagen des Forderungsmanagements und die einzelnen Mahnstufen kannst du im Beitrag „Mustergültig mahnen: Von Forderungen, Fälligkeit & Verzug“ nachlesen.
  • Wie einfach und schnell du mit dem Rechnungsprogramm invoiz rechtlich einwandfreie Mahnungen schreibst, erfährst du im Beitrag „Mahn, oh, Mahn: invoiz kann jetzt Zahlungserinnerungen!“.

Mit breiter Brust

Es kann nicht oft genug gesagt werden: Du bist kein Bittsteller! Wenn du deinen Teil der Abmachung einhältst, hast du auch Anspruch auf den vereinbarten Kaufpreis, dein Honorar oder die sonstige Vergütung. Und zwar je nach zugrundeliegender Vertragsart entweder sofort (beim Dienst- und Kaufvertrag) oder nach Abnahme des Werks (Werkvertrag).

Also: Bloß keine falsche Bescheidenheit oder Zurückhaltung. Wenn du dein gutes Recht einforderst, wirkst du keineswegs ungeduldig oder gar geldgierig! Auf zeitnaher Bezahlung zu bestehen, ist unter Profis völlig selbstverständlich – und letztlich im Interesse aller Beteiligten.

Das beginnt bereits bei der prompten Rechnungstellung: Auf diese Weise lassen sich eventuelle Unstimmigkeiten in Bezug auf den Umfang von Lieferungen und Leistungen viel einfacher und schneller klären als bei Rechnungen, die erst Wochen oder Monate später gestellt werden!

Kommunikation vor Konfrontation!

Andererseits: Wenn eine Rechnung nicht gleich bezahlt wird, muss das auf Kundenseite keine Missachtung, Rücksichtslosigkeit oder gar böse Absicht sein. Probleme, Fehler und Missverständnisse kommen in den besten Betrieben und Familien vor:

• Eine Papierrechnung ist auf dem Versandweg (tatsächlich) verloren gegangen.
• Eine elektronische Rechnung ist beim E-Mail-Versand im Spam-Filter gelandet.
• Der Kunde (oder seine Buchhalterin) ist überlastet, krank oder im Urlaub.
• Es gibt noch Unstimmigkeiten in Bezug auf deine eigenen Lieferungen oder Leistungen.
• Der Kunde hat seinerseits Zahlungsprobleme.

Bevor du also mit „Verzugsfolgen“ wie Mahngebühren, Verzugszinsen oder gar dem Gerichtsvollzieher drohst, suchst du am besten erst einmal das persönliche Gespräch. Das gilt vor allem bei Dienst- und Werkverträgen: Frag deinen Kunden ganz direkt, ob die Rechnung angekommen und warum sie noch nicht bezahlt ist und ob du etwas tun kannst, um den Vorgang zu beschleunigen.

Falls du deinen Kunden nicht zu Gesicht bekommst und auch nicht telefonisch erreichst, kannst du auch per E-Mail Kontakt aufnehmen. Oder du versuchst es einfach einmal per SMS, WhatsApp oder mit einer persönlichen Facebook-, LinkedIn- oder Xing-Nachricht. Manche Gläubiger machen die Erfahrung, dass ihre Kunden darauf eher reagieren als auf klassische Zahlungserinnerungen.

Mahnen mit Fingerspitzengefühl

Wie energisch und konsequent du nach der persönlichen Kontaktaufnahme mit weiterhin ausbleibenden Zahlungen umgehst, kommt dann auf die Branche und den konkreten Einzelfall an:

• Das Zahlungsverhalten von Stammkunden kennst du aus der Vergangenheit: Ignoriert ein ansonsten guter Kunde regelmäßig dein 14-tägiges Zahlungsziel und bezahlt immer erst nach vier Wochen (das aber zuverlässig), spricht nichts dagegen, das weiterhin stillschweigend zu tolerieren. Der damit einhergehende Zinsverlust ist derzeit minimal und das Zahlungsausfall-Risiko offenkundig gering.
• Kommt es bei verlässlichen Stammkunden ausnahmsweise einmal zu Verzögerungen, kannst du ebenfalls ruhig etwas mehr Geduld an den Tag legen – vorausgesetzt natürlich, du kommst durch die ausbleibende Zahlung nicht selbst in Schwierigkeiten.
• Auch vielversprechende Neukunden solltest du sinnvollerweise nicht durch standardisierte und automatisierte Mahnschreiben verschrecken. Bleib‘ mit ihnen im Gespräch und stell‘ erst einmal fest, woran die Verzögerung liegt.
• Bei „Laufkundschaft“ mit geringem Auftragsvolumen solltest du dagegen nicht lange zaudern: Sobald der Verzug eingetreten ist, schickst du eine Mahnung mit einer letzten Zahlungsfrist. Darin kündigst du an, dass du deine Ansprüche notfalls im gerichtlichen Mahnverfahren durchsetzt.

Vor allem Dienstleister und Händler mit einer großen Kundenzahl sind gut beraten, Ihr Forderungsmanagement zu vereinfachen und standardisieren.

Klare Kante: Kurz und schmerzlos

Im einfachsten Fall sieht das zum Beispiel so aus:

1. Bereits in der Rechnung weist du auf den automatischen Verzugseintritt hin – zum Beispiel mit folgender Formulierung:

„Der Rechnungsbetrag ist sofort fällig. Um allen Beteiligten unnötige Kosten zu ersparen, verzichten wir auf ein mehrstufiges Mahnverfahren. Falls Sie diese Rechnung nicht innerhalb der nächsten 30 Tage begleichen, geraten Sie automatisch in Zahlungsverzug. Rechtsgrundlage ist § 286 BGB.
Ab Eintritt des Zahlungsverzugs berechnen wir Mahngebühren und Verzugszinsen. Außerdem tragen Sie alle Kosten eines eventuell folgenden gerichtlichen Mahnverfahrens. Bitte setzen Sie sich daher rechtzeitig mit uns in Verbindung, wenn Sie Zahlungsverzögerungen absehen können.“

Bei Geschäftskunden (= „B2B“-Rechnungen) tritt der Verzug zwar auch ohne diesen Hinweis ein – die Erinnerung an die Rechtslage schadet aber nicht.

Wichtig: Wenn du von deinen Kunden keine sofortige Zahlung verlangst, sondern ihnen ein Zahlungsziel einräumst (z. B. 14 Tage), verschieben sich die Fälligkeit und der automatische Verzugseintritt entsprechend nach hinten! Mehr dazu im Grundlagenbeitrag.

2. Eine Woche nach Eintritt des Zahlungsverzugs schickst du eine Mahnung / Zahlungserinnerung mit einer letzten, zum Beispiel einwöchigen Zahlungsfrist.
3. Bei Überschreiten dieser Zahlungsfrist leitest du das gerichtliche Mahnverfahren ein. Was dabei zu beachten ist, erläutern wir bei nächster Gelegenheit an dieser Stelle.

Aufgrund der Verzugsautomatik ist die ausdrückliche schriftliche Mahnung rechtlich sogar entbehrlich. Falls du den Grund der Zahlungsverzögerung nicht durch persönliche Nachfrage klären konntest, gehört zumindest eine schriftliche Mahnung nach wie vor zum guten Ton im Geschäftsleben.

Noch Fragen?

Was bei deinen Rechnungen und Angeboten sonst noch wichtig ist und wie invoiz dir dabei hilft, erfährst du auf folgenden Seiten:

• Pflichtangaben: Die 10 Rechnungs-Gebote,
• Richtige Rechnungen: Die Nummer mit den Rechnungsnummern
• Rechnung schreiben: So geht’s!
• Angebot schreiben: So geht’s!

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