Lexikon

Schlussrechnung

Mit Schlussrechnungen rechnen Unternehmen umfangreiche Lieferungen oder sonstige Leistungen abschließend ab. Eine separate Schlussrechnung ist nur erforderlich, wenn das Unternehmen  zuvor Abschlagszahlungen vereinbart und Teil- oder Abschlagsrechnungen gestellt hat.
Das deutsche Steuerrecht kennt die Bezeichnung Schlussrechnung nicht. Im Umsatzsteuergesetz findet sich stattdessen den Begriff „Endrechnung“.

Schlussrechnung = Endrechnung

Die Schluss- oder Endrechnung wird nach der vollständig erbrachten Leistung verschickt. Das kann nach Fertigstellung eines Werks, einer längerfristigen Dienstleistung oder eines umfangreichen Projekts sein. Welcher Zeitpunkt das genau ist, hängt von den einzelvertraglichen Regelungen oder der Vertragsart ab. 
Die Schlussrechnung fasst den Gesamtumfang der Leistungen noch einmal abschließend zusammen. Eine Schlussrechnung setzt voraus, dass die Vertragspartner…
  • Abschlags- oder Teilzahlungen vereinbart und
  • in Form von Abschlags- oder Teilrechnungen abgerechnet haben.

☝ Besonderheiten von Teil- und Vorauszahlungen

Es gibt viele verschiedene Formen von Teil- und Vorauszahlungen:

  • Angefangen bei Anzahlungen und Vorschüssen
  • über Abschlags- und Teilzahlungen
  • bis hin zu Ratenzahlungen.

Was es mit den verschiedenen Zahlungsarten auf sich hat, erfahren Sie unter der Überschrift „Teil- und Vorauszahlungen: Licht im Begriffs-Dschungel„.

Umsatzsteueranteile einzeln ausweisen

Neben dem Gesamtumfang der Leistung sind in einer Schlussrechnung die bereits geleisteten Zahlungen detailliert aufzuführen und zu verrechnen. In § 14 Abs. 5 UStG heißt es dazu:
„Wird eine Endrechnung erteilt, sind in ihr die vor Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über die Teilentgelte Rechnungen im Sinne der Absätze 1 bis 4 ausgestellt worden sind.“
Auch die Angabe des Umsatzsteueranteils ist erforderlich. Unterm Strich steht der offene Rechnungsbetrag, der vom Leistungsempfänger noch zu zahlen ist.

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Gründe für Abschlags- und Schlussrechnungen

Grundsätzlich ist die Bezahlung von Waren, Werken und Dienstleistungen erst nach Lieferung, Abnahme oder komplett erbrachter Leistung fällig. Dadurch tragen Lieferanten und Leistungserbringer oft ein großes Finanzierungsrisiko. Daher sind in vielen Branchen Abschlags- und Teilzahlungen üblich. Auf diese Weise wird das Risiko fairer verteilt.

Sobald die Teillieferungen erfolgt oder die vereinbarten Leistungen für einen Zeitraum erbracht sind, werden in der Abschlagsrechnung zunächst die erledigten Leistungen in Rechnung gestellt. Bei Erreichen des nächsten Meilensteins folgt dann die zweite Abschlagsrechnung bzw. Teilrechnung. Die zulässige Anzahl von Teil- und Abschlagszahlungen ist nicht begrenzt.

In der abschließenden Schlussrechnung wird dann die gesamte Leistung unter Einbeziehung der bereits gestellten Abschlagsrechnungen abgerechnet und die Höhe der noch ausstehenden Restforderung ermittelt.

Achtung: Umsatzsteuer auf der Schlussrechnung korrekt ausweisen!

Eine Schlussrechnung muss alle Bestandteile einer ordentlichen Rechnung enthalten. Besonders wichtig sind die Umsatzsteuer-Anteile der einzelnen Positionen. Hier lauert eine häufige Fehlerquelle.

Denn in den Abschlagsrechnungen wurde ja bereits die Umsatzsteuer ausgewiesen. Und auf dieser Grundlage konnte der Kunde seinen Vorsteuerabzug geltend machen. Deshalb müssen in einer Schlussrechnung auch die Umsatzsteuerbeträge aller vorangegangenen Abschlags- und Teilrechnungen aufgeführt sein.

Außerdem muss aus der endgültigen Abrechnung der restliche Umsatzsteuerbetrag hervorgehen, der vom Kunden abschließend noch zu zahlen ist. Kommt es an dieser Stelle zu Fehlern, muss der Leistungserbringer die Umsatzsteuer unter Umständen doppelt ans Finanzamt abführen.

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