Lexikon

Rechnungsstellung

Worauf es bei der Rechnungsstellung ankommt

Die Anforderungen an die Rechnungstellung sind in § 14 UStG geregelt. Eine ausdrückliche Pflicht zur Rechnungsstellung gibt es nur in zwei Fällen. Bei …

  • Werklieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück und bei
  • Lieferungen und Leistungen an andere Unternehmen oder juristische Personen.

In diesen Fällen ist der leistende Unternehmer verpflichtet, seinen Kunden innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen.

Hintergrund der Rechnungspflicht: Aus der Rechnung geht hervor, wie hoch der enthaltene Umsatzsteuer-Anteil ist. Das ist die Grundlage für die Vorsteuererstattung durch das Finanzamt. Mit anderen Worten: Einen Teil des Rechnungsbetrags bekommt der Empfänger vom Finanzamt zurück.

Rechnungsstellung auf Papier oder elektronisch?

Bestimmte Formvorschriften gibt es nicht. Als Rechnung gilt grundsätzlich „jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird“. Rechnungen werden standardmäßig in Papierform übermittelt. Sofern der Empfänger damit einverstanden ist, sind aber auch elektronische Rechnungen erlaubt.

Ganz gleich, ob elektronisch, gedruckt, gestempelt oder handschriftlich: Der Empfänger muss …

  • die Lesbarkeit der Rechnung
  • Echtheit der Herkunft,
  • die Unversehrtheit des Inhalts prüfen.

Auf welche Weise die Identifizierung der Rechnung erfolgt, überlässt der Gesetzgeber den Unternehmen. Laut § 14 Abs. 1 UStG kann das „durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können.“

Rechnungsstellung: Keine Pflichtangaben vergessen!

Damit das Finanzamt den Vorsteuerabzug akzeptiert, muss die Rechnung folgende Angaben enthalten:

  • Firma, vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsausstellers,
  • Firma, Name und Anschrift des Rechnungsempfängers,
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identnummer des Ausstellers,
  • fortlaufende Nummer (= Rechnungsnummer),
  • Ausstellungsdatum der Rechnung,
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (= Liefer- oder Leistungsdatum),
  • Angaben über Anzahl und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren bzw. Dauer und Art der sonstigen Leistung,
  • nach Umsatzsteuersätzen aufgeschlüsselte Rechnungsbeträge,
  • der im Rechnungsbetrag enthaltene Umsatzsteuerbetrag sowie
  • Gründe für eventuelle Umsatzsteuer-Befreiungen.

Außerdem muss auf der Rechnung „jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts“ angegeben werden. Es sei denn, sie ist bereits im Rechnungsbetrag berücksichtigt. Entgelt-Minderungen sind zum Beispiel angebotene Rabatt- und Skontoabzüge.

Für Bauarbeiten und andere Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, gilt bei Geschäften mit Privatleuten eine Sondervorschrift. Solche Rechnungen müssen einen Hinweis auf die zweijährige gesetzliche Aufbewahrungsfrist enthalten.

Rechnungstellung bei niedrigen Beträgen

An Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro (inklusive Mehrwertsteuer = brutto) stellt der Gesetzgeber etwas geringere Anforderungen. Bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen gelten laut § 33 UStDV die folgenden Angaben:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (= Rechnungsaussteller),
  • Ausstellungsdatum,
  • Anzahl und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder erbrachten Leistung,
  • den anzuwendenden Steuersatz (bei steuerfreien Lieferungen und Leistungen: Grund für die Steuerbefreiung) sowie
  • Entgelt für die Lieferung oder Leistung inklusive Mehrwertsteuer (= Umsatzsteuer).

Auch bei geringen Rechnungsbeträgen darf der Rechnungsaussteller eine vollständige Rechnung mit allen Pflichtangaben schreiben.

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