Lexikon

Beleg

Als Beleg gilt in der betrieblichen Buchführung jeder Nachweis über Geschäftsvorfälle. Belege sind Dokumente mit Informationen über finanziell bedeutsame Vorgänge, die sich finanziell auf ein Unternehmen auswirken.

Zu den Buchungsbelegen zählen ein- und ausgehende Rechnungen, Gutschriften, Quittungen und Kassenbons. Aber auch Lieferscheine, Material- oder Kassen-Entnahmescheine.

Beleg-Funktionen

Damit sich Betriebsfremde im Nachhinein ein Bild von den Geschäftsvorgängen eines Unternehmens machen können, sind Belege unverzichtbar. Das Buchhalter-Grundgesetz lautet daher „Keine Buchung ohne Beleg“.

Belege sind nicht nur für die Steuern wichtig. Für betriebliche Unterlagen interessieren sich neben dem Finanzamt unter anderem auch …

  • andere Behörden, Krankenkassen und Rentenversicherungen,
  • Gerichte (bei Gerichtsverfahren und im Handelsregister) oder auch
  • Geschäftspartner (bei Kalkulationen und Verhandlungen).

Belege stammen aus unterschiedlichen Quellen:

Interne und externe Belege

Grundsätzlich wird unterschieden zwischen internen und externen Belegen:

Interne Belege sind zum Beispiel:

  • ausgehende Geschäftsbriefe und E-Mails,
  • Ausgangsrechnungen,
  • ausgehende Lieferscheine und Gutschriften,
  • Storno- und Umbuchungs-Belege,
  • Inventur- und Bewertungs-Unterlagen,
  • Stundenzettel und Gehaltslisten.

Zu den externen Belegen zählen unter anderem:

  • eingehende Geschäftsbriefe und E-Mails,
  • Eingangsrechnungen,
  • Quittungen und Kassenbons von Händlern und Dienstleistern,
  • eingehende Gutschriften,
  • Gebühren- und Steuerbescheide

Fehlt ein externer Original-Beleg, darf ein interner Hilfsbeleg erstellt werden. Auf einem solchen Eigenbeleg notiert der Unternehmer alle bekannten Informationen. Außerdem bestätigt er die Richtigkeit der Angaben ausdrücklich mit seiner Unterschrift. Zusätzliche Bedingungen gibt es nicht.

Beleg: Form und Inhalt von Belegen

Auch im digitalen Zeitalter werden viele Belege auf Papier gedruckt. Vorgeschrieben ist die Papierform jedoch nicht. Auch elektronische Dokumente (z. B. im PDF-Format) können Belegfunktion haben.

Welche Angaben ein Beleg enthalten muss, hängt vom jeweiligen Vorgang ab. Die folgenden Informationen sind in der Regel aber mindestens erforderlich:

  • Bezeichnung des Geschäftsvorfalls,
  • Datum des Vorgangs und
  • Betrag / Wertangabe.

Aufbewahrungsvorschriften für Belege

Die wichtigsten Vorschriften zur Aufbewahrung finden sich im Steuerrecht. Unternehmen, die ins Handelsregister eingetragen sind, müssen zudem die Bestimmungen Handelsgesetzbuches beachten.

Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt zum Beispiel für …

  • Nachweise über betriebliche Einnahmen und Ausgaben,
  • Jahresabschlüsse,
  • Personalakten,
  • Steuererklärungen und Steuerbescheide.

Die sechsjährige Aufbewahrungsfrist gilt insbesondere für …

  • ein- und ausgehende Handels- oder Geschäftsbriefe sowie
  • alle Unterlagen, die zum Verständnis eigener und fremder Aufträge erforderlich sind.

Dokumente, die für laufende Steuer- oder Gerichtsverfahren bedeutsam sind, sollten jeden Fall aufbewahrt werden. Das gilt auch dann, wenn die üblichen Fristen bereits abgelaufen sind.

Noch Fragen?

Was bei Belegen sonst noch alles zu beachten ist, erfährst du auf folgenden Seiten:

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