Mehr Gewinn: Kosten senken ohne Qualitätsverlust

Du bist knapp bei Kasse? Dann hast du grundsätzlich zwei Ansatzmöglichkeiten: Entweder…

• du senkst deine Ausgaben (durch Ausgabenverzicht und / oder durch Preisverhandlungen mit Lieferanten und Dienstleistern)
  oder
• du sorgst für Mehreinnahmen (= mehr Umsatz durch Absatzsteigerung und / oder Preiserhöhungen).

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Kein Wunder also, dass selbst Großunternehmen in akuten Krisensituationen als erstes den Rotstift ansetzen. Erfolgreiche Kaufleute handeln ohnehin seit eh und je nach der Devise „Im Einkauf liegt der Gewinn“.

Kosten minimieren …

Dieses Prinzip kannst auch du dir zunutze machen. Dabei geht es nicht darum, nach dem Motto „Geiz ist geil“ an allen erdenklichen Sparschrauben zu drehen, an der Beleuchtung oder Beheizung deines Arbeitsplatzes zu knausern oder bei deinen Produkten auf mindere Materialqualität zu setzen!

Vielmehr gibt es in jedem Unternehmen mehr oder weniger große Sparpotenziale, die sich ohne spürbare Nachteile ausschöpfen lassen. Existenzgründer können (und sollten!) ihre Ausgaben von vornherein auf die wirklich wichtigen Bereiche beschränken. Vor allem teure Repräsentations-Aufwendungen (wie zum Beispiel protzige Geschäftswagen oder teure Geschäftsräume) sind nicht halb so wichtig, wie viele Gründer und Jungunternehmer vermuten.

Wenn du ohne größere Investitionen am Küchen- oder Wohnzimmertisch anfängst und nach dem Motto „Alt, aber bezahlt“ auf bereits vorhandene Hard- und Software setzt, ist das kein Makel – im Gegenteil: Falls es dir gelingt, dein Unternehmen ohne großen Aufwand zum brummen zu bringen, kannst du stolz auf dich sein. Entscheidend ist bekanntlich, was hinten rauskommt!

… gewusst wo

Bevor du dich mit Einkaufs- und Beschaffungsoptimierungen beschäftigst, machst du am besten erst einmal eine nüchterne Bestandsaufnahme:

• Wie setzen sich deine Betriebsausgaben zusammen?
• Welche dieser Ausgaben kannst du kurzfristig beeinflussen und welche nicht (z. B. mangels Alternative oder wegen langer Vertragslaufzeiten)?
• Welches sind deine größten variablen Ausgabenbrocken?
• Welche wiederkehrenden Ausgabenblöcke gibt es? (z. B. Personalkosten, Miete, andere Raumkosten, Leasing, Werbung, Fahrzeugkosten, betriebliche Versicherungen, Privatentnahmen)
• Auf welche dieser Ausgaben kannst du ganz oder teilweise verzichten?
• Bei welchen der unverzichtbaren Ausgaben kannst du nach- oder neuverhandeln?
• Wie lassen sich der Ressourcenverbrauch und die Abnutzung deines Betriebsvermögens verringern?
• Wie setzen sich deine „sonstigen Betriebsausgaben“ zusammen? (z. B. Abos, Mitgliedschaften, Telekommunikations- und andere Bürokosten)?
• Welche davon brauchst du wirklich?
• Wo sind Einsparmöglichkeiten vorhanden?

Wichtig: Kostensenkungen sind kein Selbstzweck. „Sparen um jeden Preis“ ergibt überhaupt keinen Sinn. Du sollst du dich ja nicht kaputtsparen.

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… mit Sinn & Verstand!

Dein Aufwand für die Kostenoptimierung muss zudem in einem vernünftigen Verhältnis zum Sparpotenzial stehen: Tagelange Recherchen, an deren Ende eine neuer Mobilfunk-Tarif steht, mit dem du aufs Jahr gesehen 20 Euro sparst, sind gewiss nicht zielführend.

Das ist aber auch gar nicht nötig: Wenn du dir einen Überblick verschafft hast, wirst du ziemlich schnell geeignetere Ansatzpunkte finden. Denn erfahrungsgemäß sammeln sich in fast allen Betrieben im Laufe der Zeit längst vergessene, aber entbehrliche Ausgabenpositionen an. Viele davon lassen sich mit wenig Aufwand streichen. Aufgrund von Kündigungsfristen kann es zwar eine Weile dauern bis eine bestimmte Maßnahme greift. Immerhin: Spätestens nach ein, zwei Jahren bist du die Belastung los.

Augen auf beim Einkauf!

Konsequentes Ausmisten von Ausgabenpositionen nützt dir herzlich wenig, wenn bei den nächsten betrieblichen Beschaffungen alles beim Alten bleibt. Deshalb hier ein paar altmodische, aber bewährte Hinweise für deine nächsten Einkauftouren und Online-Bestellungen:

• Verzichte auf Impulskäufe: Das gilt vor allem beim Online-Shopping!
• Lass dich nicht von befristeten Sonderangeboten, Mengenrabatten und anderen (vermeintlichen) Schnäppchen blenden.
• Frag dich immer: Brauche ich das unbedingt? Wird die Anschaffung mir die Arbeit wirklich erleichtern? Werden meine Produkte und Dienstleistungen dadurch besser und / oder lassen sie sich dadurch einfacher oder teurer verkaufen?
• Mach‘ dir auch bei betrieblichen Beschaffungen einen „Einkaufszettel“. Das gilt vor allem bei Investitionen in langfristig genutzte technische Geräte, Maschinen und Anlagen. Leg unbedingt ein genaues Anforderungsprofil fest und besorg dir Vergleichsangebote!
• Denk bei Einkäufen im Großhandel daran, dass die Preise dort meist für große „Gebinde“ gelten und Nettopreise ausgewiesen sind: An der Kasse kommt die Umsatzsteuer obendrauf. Die kannst du zwar als Vorsteuer geltend machen: Die Nettoausgaben senken deinen Gewinn trotzdem in voller Höhe!
• Hinzu kommt: Wenn du Ge- und Verbrauchsmaterialien in großen Mengen bunkerst, benötigst erstens viel Stell- und Lagerfläche, bindest zweitens Kapital und drittens sorgen Schwund und Alterung dafür, dass letztlich oft nur ein Bruchteil der Anschaffungen zum Einsatz kommt. Auch hier gilt: Weniger ist oft mehr!
• Nicht zu vergessen: Behalte unbedingt auch an die Folgekosten im Blick: Welche Ausgaben zieht eine geplante Anschaffung nach sich? Viele Anbieter finanzieren vermeintlich „unschlagbar günstige“ Lockangebote durch überteuerte Verbrauchsmaterialien, Zubehör, Ersatzteile, Reparatur- oder Wartungskosten.

Und schließlich: Schlaf‘ bei Einkäufen oberhalb einer von dir selbst festgelegten Schmerzgrenze (von z. B. 50 Euro / 100 Euro / 500 Euro / 1.000 Euro) grundsätzlich eine Nacht über die endgültige Kaufentscheidung. Die bewährte Impulskauf-Bremse wird dir gute Dienste leisten: Oft weißt du am nächsten Tag schon gar nicht mehr, warum dir ein bestimmtes Angebot so „unwiderstehlich“ erschien und dein Bestellfinger gejuckt hat: Probier’s doch einfach mal aus!

Noch Fragen?

Was du sonst noch tun kannst, um deine Zahlungsfähigkeit zu erhalten und verbessern – und wie invoiz dir dabei hilft, erfährst du in folgenden Blog-Beiträgen:

• • Das erweiterte Mahnwesen im Rechnungstool: Forderungsmanagement à la carte!
  • Schwere Geschütze: Mahnbescheid – Vollstreckungsbescheid – Zwangsvollstreckung
  • So behältst du deine „Steuerschulden“ im Blick

Am besten probierst du die invoiz-Demo gleich aus: Einfach mit E-Mail-Adresse und Passwort registrieren – und sofort steht dir der volle Funktionsumfang kostenlos zur Verfügung. Du kannst das Rechnungsprogramm dann 14 Tage lang auf Herz und Nieren testen. So bist du hinterher sicher, dass es alle deine Anforderungen erfüllt.