Das ist ja einfach: So schreiben Freelancer Rechnungen [mit invoiz]

Zugegeben: Beim Rechnungsschreiben kannst du einiges falsch machen und dir eine Menge Ärger mit Kunden und dem Finanzamt einhandeln. Aber lass dich davon bloß nicht abschrecken: Die Bürokratiehürden sind überschaubar. Genau genommen ist das Schreiben von Rechnungen sogar eine ausgesprochen erfreuliche Tätigkeit. Ohne ordentliche Bezahlung fehlt der Freelancer-Arbeit einfach das Sahnehäubchen. Und von irgendwas wollen ja auch die Brötchen bezahlt werden. 😊

Freelancer-Feiertag: Zeit für die Rechnung!

Für viele invoiz-Anwender ist das „Fakturieren“ ein echtes Business-Highlight. Glaubst du nicht? Sieh’s doch mal so: Bevor du eine Rechnung schreibst, hast du …

• einen potenziellen Kunden auf dich und deine Dienstleistungen aufmerksam gemacht,
• deinem Interessenten ein passendes Angebot unterbreitet,
• zufriedenstellende Konditionen ausgehandelt,
• den gewünschten Auftrag tatsächlich bekommen und
• die Aufgaben anschließend zur Zufriedenheit des Kunden erledigt.

Richtig? Na, also. Und nun holst du dir mit der Rechnung deine wohlverdiente Belohnung ab! Übertroffen wird das Vergnügen am Rechnungsschreiben allenfalls vom Eingang der Kundenzahlung auf deinem Konto. 😊

Klar nerven die Steuer- und Buchführungsaufgaben. Lass dir aber nicht einreden, dass ausgerechnet das Ausstellen von Rechnungen eine furchtbare Zumutung sei. Das stimmt für Freelancer einfach nicht! Zumal du als selbstständiger Dienstleister ja nicht jeden Tag zig komplizierte Kleinbetragsrechnungen ausstellen musst: Meist ist es monatlich mit ein paar Ausgangsrechnungen getan – und mit invoiz zudem im Handumdrehen erledigt: Ein paar Mausklicks reichen, um eine finanzamts-taugliche Abrechnung zu erstellen. So, nun aber zu den vielzitierten Rechnungs-Pflichtangaben:

Die Rechnungs-Pflichtbestandteile

Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, ist in § 14 Abs. 4 UStG festgelegt. Hier die wichtigsten Pflichtbestandteile im Überblick:

(1) Firma, Name und Anschrift des Rechnungsausstellers (z. B. im Seitenkopf oder in der Fußzeile),

(2) Firma, Name und Anschrift des Rechnungsempfängers (z. B. im Adressfeld),

(3) Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identnummer des Ausstellers,

(4) Rechnungsnummer,

(5) Rechnungsdatum (= Ausstellungsdatum),

(6) Liefer- oder Leistungsdatum (monatsgenaue Angabe genügt!),

(7) Angaben über Art und Anzahl der gelieferten Waren bzw. Art und Dauer der Dienstleistung („handelsübliche Bezeichnungen“),

(8) Nettobeträge der einzelnen Positionen (falls erforderlich nach Umsatzsteuersätzen aufgeschlüsselt),

(9) der im Rechnungsbetrag enthaltene Umsatzsteuerbetrag und die Brutto-Gesamtsumme sowie

(10) Gründe für mögliche Umsatzsteuer-Befreiungen oder fehlende Umsatzsteuerangaben (z. B. Hinweis auf § 19 UStG, falls du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst).

Das sieht dann in der Praxis zum Beispiel so aus:

Die in der Abbildung gelb hervorgehobenen Angaben zu den Zahlungsbedingungen, zur Bankverbindung und / oder ähnlichen Zahlungsangaben gehören nicht zu den Pflichtbestandteilen. In deinem eigenen Interesse solltest du diese Informationen aber in den Rechnungsvordruck übernehmen. Schließlich soll der Rechnungsempfänger deine Forderung ja zeitnah bezahlen… 😊

Lektüretipp: Was beim Rechnungsschreiben sonst noch alles zu beachten ist und wie du mit invoiz im Handumdrehen finanzamtstaugliche und optisch überzeugende Rechnungen schreibst, erfährst du auf der Überblicksseite „Rechnung schreiben – so geht’s“ und im illustrierten invoiz-Tutorial  „Alle Neune: Schritt für Schritt zur Profi-Rechnung mit System“.

Um die äußere Form brauchst du dir übrigens keine Sorgen zu machen: An welcher Stelle deiner Rechnung du die erforderlichen Informationen aufführst, kümmert das Finanzamt nicht. Welches Format Abrechnungen haben, welches Material du verwendest und auf welchem Weg du deine Rechnungen verschickst, spielt auch keine Rolle. Trotzdem bist du gut beraten, dich an die im Geschäftsleben üblichen Standards zu halten: Sonst outest du dich gegenüber Geschäftskunden womöglich als ahnungsloser Anfänger [### oder auch: Ahnungs-Loser].

Flexible Profi-Abrechnungen

Mit den professionellen invoiz-Rechnungen kann dir das nicht passieren. Die basieren auf den im Geschäftsleben typischen Anordnungen aller wichtiger Rechnungselemente. invoiz führt dich Schritt für Schritt zu deiner rechtssicheren Rechnung – einfach und einsteigerfreundlich: Sämtliche Inhalte und deren Anordnung kannst du gezielt festlegen – wie zum Beispiel …

• das Logo,
• die Absender-Zeile im Adressfeld,
• den klassischen Rechnungsblock oben rechts,
• die Einleitungs- und Abschlussformulierungen oder auch
• die Informationen in der Fußzeile:

Die vorgeschlagenen Standardanordnungen nehmen dir viele Entscheidungen ab. In gestalterischen Fragen lässt invoiz dir gleichzeitig eine Menge Freiraum. So kannst du zum Beispiel die Angaben zu deinem Unternehmen im Briefkopf, in der Absenderzeile und / oder in der Fußzeile unterbringen.

Praxistipp: Falls du mit vorgedruckten Geschäftspapieren arbeitest, kannst du deine invoiz-Rechnungen auch auf eigenes Briefpapier drucken. Voreingestellt ist der Ausdruck auf „Blanko-Briefpapier“. Um die Druck-Option zu wechseln, klickst du auf den Abwärtspfeil neben dem Drucker-Symbol und wählst „Auf eigenes Briefpapier“:

Die PDF-Version deiner Rechnung enthält selbstverständlich weiterhin den Briefkopf, den du in invoiz festgelegt hast!

Übrigens: Freelancer (und deren Kunden) finden die Spaltenüberschriften manchmal unpassend, weil dort von „Artikeln“, „Art.Nr.“, „Stückzahl“ oder „Verkaufspreis“ die Rede ist:

Aber: Der Begriff „Artikel“ ist an sich völlig wertfrei und unbedenklich. Kaufleute bezeichnen nicht nur materielle Produkte, Sachleistungen und Handelswaren als Artikel, sondern auch immaterielle Dienstleistungen (wie Programmierungen, Webdesign oder Coachings). Die „Artikelverwaltung“ von invoiz eignet sich deshalb nicht nur für Händler, Handwerker und sonstige Gewerbetreibende, sondern auch für Freelancer und andere selbstständige Dienstleister.

Inhalte und Bezeichnungen gezielt anpassen

Zu Auswertungszwecken kannst du deinen Dienstleistungen in der invoiz-Artikelverwaltung also durchaus „Artikelnummern“, „Artikelkategorien“ und „Einheiten“ zuordnen. Auf deinen Rechnungen oder Angeboten müssen aber weder diese Feld-Bezeichnungen noch deren Inhalte auftauchen.

Praxistipp: Je nachdem, wie du deine invoiz-Rechnungsvorlage beim Einrichten angepasst hast, unterscheiden sich Inhalt und Bezeichnung der einzelnen Rechnungsspalten. Über das Plus-Symbol am rechten Seitenrand fügst du bei Bedarf fehlende Felder (wieder) hinzu.

Apropos Gestaltungsmöglichkeiten: Unter der Überschrift „Rechnungsvorlagen ändern leicht gemacht“ kannst du nachlesen, wie du invoiz-Rechnungen gezielt an deine Freelancer-Anforderungen anpasst.

Noch Fragen?

Was beim Freelancer-Start sonst noch alles zu beachten und wie invoiz dich beim Schreiben von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen unterstützt, erfährst du auf folgenden Seiten:

• 11 Gründe: Warum du als Freelancer gute Karten hast!
• Freelancer-Checkliste: Die 10 Gründer-Gebote
• Eigenes Business starten? Mit dem Rechnungsprogramm „invoiz“ echt easy!
• Ich bin Freelancer: Was muss ich bei meinen Angeboten beachten?
• Alle Neune: Schritt für Schritt zur Profi-Rechnung mit System
• Fortlaufende Rechnungsnummer: Die Nummer mit den Rechnungsnummern
• Das erweiterte Mahnwesen im Rechnungstool: Forderungsmanagement à la carte!
• Mustergültig mahnen: Von Forderungen, Fälligkeit & Verzug
• Profi-Dreikampf um die Kohle: Mahnbescheid – Vollstreckungsbescheid – Zwangsvollstreckung
• Steuern & Buchführung: Selber machen oder Berater?

Am besten probierst du die invoiz-Demo gleich aus: Einfach mit E-Mailadresse und Passwort registrieren – und sofort steht dir der volle Funktionsumfang kostenlos zur Verfügung. Du kannst das Rechnungsprogramm dann 14 Tage lang auf Herz und Nieren testen. So bist du hinterher sicher, dass es alle deine Anforderungen erfüllt.