Checkliste Eingangsrechnungen

In unseren „10 Rechnungs-Geboten“ kannst du nachlesen, welche Angaben eine finanzamtskonforme Rechnung enthalten muss. Wenn du mit dem Rechnungsprogramm invoiz arbeitest, bist du bei deinen Ausgangsrechnungen schon mal auf der sicheren Seite. Du brauchst bloß einmal die erforderlichen Angaben …

• im Briefkopf,
• im Infobereich und / oder
• der Fußzeile

… deines Rechnungsvordrucks zu ergänzen: Dann haben weder deine Kunden noch der Finanzamtsprüfer etwas zu meckern.

Tipp: Im Beitrag „Alle Neune: Schritt für Schritt zur Profi-Rechnung mit System“ erfährst du, wie die Personalisierung deines Rechnungsvordrucks funktioniert.

Hinter deinen Ausgangsrechnungen kannst du gedanklich also einen Haken machen. Wenn du selbst jedoch fehlerhafte oder unvollständige Rechnungsdokumente akzeptierst, kann das teuer für dich werden. Fehler des Rechnungsausstellers gehen im Umsatzsteuerrecht nämlich zulasten des Empfängers! Du musst also dafür sorgen, dass auch deine Eingangsrechnungen den Anforderungen des Finanzamts genügen.

Vorsteuer- und Betriebsausgaben-Abzug in Gefahr

Fangen wir mit einem häufigen Missverständnis an: Die Liste der Rechnungs-Pflichtbestandteile stammt aus § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz. Durch fehlerhafte Eingangsrechnungen ist also zunächst einmal „nur“ dein Vorsteuerabzug gefährdet. Den Umsatzsteueranteil fehlerhafter betrieblicher Zahlungsnachweise musst du aus deiner eigenen Tasche bezahlen. Vor allem bei den etwas teureren Anschaffungen kommen da schon bei einzelnen „Verstößen“ leicht ein paar Hundert Euro zusammen.

Im ungünstigsten Fall ist aber auch der Betriebsausgaben-Abzug gefährdet. Bei der Gewinnermittlung per Einnahmenüberschussrechnung nimmt es der Fiskus mit den Beleg-Anforderungen zwar nicht ganz so hoch: Wenn es dir aber nicht gelingt, die Echtheit und Richtigkeit einer fehlerhaften Rechnung zumindest halbwegs plausibel zu machen, kann auch die komplette Ausgabe steuerlich aberkannt werden!

Vertrauen ist gut…

Vorsteuer hin, Betriebsausgabe her: Am besten nimmst du jede Rechnung, Quittung und sonstigen Zahlungsbeleg möglichst genau unter die Lupe. Falls das in der Eile nicht bei jeder Kleinbetragsrechnung möglich ist, macht das aber auch nichts: Wenn der Finanzbeamte bei einer Steuerprüfung im Einzelfall etwas am „Kleinvieh“ auszusetzen hat, geht die Welt nicht unter. Bei regelmäßig wiederkehrenden Rechnungen (das läppert sich schnell!) sowie bei Einzelbeschaffungen ab einem bestimmten Einkaufswert (z. B. 100 Euro) solltest du aber auf jeden Fall ganz genau hinschauen.

… Kontrolle ist besser!

Einige Rechnungsbestandteile wirst du vermutlich schon im eigenen Interesse kontrollieren:

• Stimmen die Preise der einzelnen Positionen?
• Sind die vereinbarten Liefer-, Leistungs- und Zahlungskonditionen korrekt?
• Wurden eventuell zugesagte Bonusversprechen und Rabatte berücksichtigt?

Wichtig: Lass dich beim Rechnungs-Check bloß nicht von professioneller Optik täuschen. Auch den Berechnungen solltest du nicht blind vertrauen: Selbst elektronisch erzeugte Rechnungen können rechnerisch falsch sein.

☝ Du willst noch mehr zum Thema „Rechnung schreiben“ wissen? Dann bist du in der invoiz Bibliothek bestens aufgehoben! Unter „Rechnung schreiben: So geht’s!“ klären wir alle Fragen rund um die Rechnungsstellung.

Top10-Checkliste Eingangsrechnungen

Nachdem du die rechnerische Richtigkeit überprüft hast, kontrollierst du die folgenden zehn Rechnungs-Bestandteile:

• Stimmen Firma, Name und Anschrift des Rechnungsausstellers?
• Stimmen Firma, Name und Anschrift des Rechnungsempfängers?
• Ist die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identnummer des Ausstellers enthalten?
• Ist das Ausstellungsdatum der Rechnung angegeben?
• Ist eine Rechnungsnummer vorhanden?
• Werden richtige Angaben über Art und Anzahl der gelieferten Waren bzw. Art und Dauer der Dienstleistung gemacht?
• Ist das richtige Lieferdatum angegeben?
• Sind die Rechnungsbeträge ggf. nach Umsatzsteuersätzen aufgeschlüsselt?
• Sind die enthaltenen Umsatzsteuerbeträge ausgewiesen?
• Werden Gründe für eventuelle Umsatzsteuer-Befreiungen benannt?

Checkliste Kleinbetragsrechnungen

Bei den sogenannten Kleinbetragsrechnungen (bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro) liegt die Finanzamts-Latte nicht ganz so hoch. Laut § 33 Umsatzsteuerdurchführungs-Verordnung genügen die folgenden Angaben:

• der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers,
• das Ausstellungsdatum,
• Art und Menge der gelieferten Waren bzw. Art und Dauer der Dienstleistung,
• Gesamt-Rechnungsbetrag sowie Steuersatz des enthaltenen Umsatzsteueranteils oder Hinweis auf eine eventuelle Steuerbefreiung.

Rechnungskorrektur: „Die nächste, bitte!“

Du bist kein Bittsteller: Als Unternehmer hast du einen gesetzlichen Anspruch auf eine ordentliche Rechnung. Nachzulesen ist das in § 14 Abs. 2 Nr. 2 UStG. Dort heißt es: Sofern ein Unternehmen „einen Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen […] ausführt, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen.“

Wichtig: Wenn im Umsatzsteuergesetz von einer Rechnung die Rede ist, dann ist damit nicht irgendeine Rechnung, sondern UStG-konforme Rechnung gemeint! Wenn du die Korrektur einer fehlerhaften oder unvollständigen Rechnung verlangst, dann bedeutet das für deinen Lieferanten oder Dienstleister (und deren Mitarbeiter) natürlich Mehrarbeit. Das geht aber nicht auf deine Kappe. Als Empfänger bist du sogar verpflichtet, die Korrektur zu verlangen!

Freundlich, aber bestimmt!

Gleichzeitig solltest du dir klar machen, dass dein Geschäftspartner den bürokratischen Zusatzaufwand nicht verursacht hat: Der Gesetzgeber will es halt so. Wenn dir also ein Fehler auffällt, rufst du am besten beim Rechnungsaussteller an. Sprich mit ihm über die fehlenden oder falschen Angaben und bitte ihn um eine Korrektur:

• Solange es sich bloß um eine Ergänzung handelt (z. B. eine fehlende Steuernummer), dann genügt ein schriftlicher Nachtrag. Das kann zum Beispiel eine E-Mail sein, die du dann zusammen mit der Ursprungsrechnung aufbewahrst. Voraussetzung ist lediglich, dass ein eindeutiger Bezug zwischen den verschiedenen Abrechnungsdokumenten besteht.
• Sind dagegen Korrekturen von Rechnungs- und Steuerbeträgen erforderlich, bittest du den Aussteller um eine Gutschrift für die Ursprungsrechnung plus eine komplett neue – diesmal hoffentlich richtige – Rechnung.

In den meisten Fällen ist eine solche Ergänzung oder Korrektur ein Selbstläufer und du hast im Handumdrehen eine ordentliche Rechnung. Unter Umständen ist dir dein Geschäftspartner sogar dankbar für den Hinweis.

Wenn er sich jedoch darauf nicht einlässt, wendest du dich am besten an deinen Steuerberater. Du kannst auch direkt beim Finanzamt nachfragen, ob die vorliegende Rechnung vorschriftsmäßig ist. Wenn nicht, teilst du das deinem Lieferanten oder Dienstleister schriftlich mit und verlangst eine korrekte und vollständige Abrechnung.

Bezahlung als Druckmittel?

Über eine mangelhafte Eingangsrechnung beschwerst du dich am besten, bevor du sie bezahlst. Erfahrungsgemäß erhöht das die Wahrscheinlichkeit, dass dir der Aussteller entgegenkommt. Als rechtlich zulässiges Druckmittel darfst du die Bezahlung aber leider nicht einsetzen. Denn am vereinbarten Fälligkeitstermin und der grundsätzlichen Zahlungspflicht ändert ein fehlerhaftes oder unvollständiges Abrechnungsdokument zunächst einmal nichts.

Denn wie oben bereits gesagt: Laut Umsatzsteuergesetz hat der Aussteller „bis zu sechs Monaten nach Ausführung der Leistung“ Zeit, dir eine korrekte Rechnung zukommen zu lassen. Allenfalls den gefährdeten Vorsteueranteil darfst du dem Rechnungsaussteller notfalls vorenthalten. Wie du im Ernstfall von einem hartnäckig unkooperativen Geschäftspartner doch noch eine ordentliche Rechnung bekommst, besprichst du am besten mit deinem Steuerberater oder einem Rechtsanwalt.

Noch Fragen?

Was du beim Start in die Selbstständigkeit in Sachen Rechnungsstellung und Co. sonst noch alles beachten solltest und wie invoiz dir dabei hilft, erfährst du auf folgenden Seiten:

• Die Kleinunternehmerregelung: Was du als Kleinunternehmer wissen musst
• Selbstständig machen? So meldest du dich beim Finanzamt an
• Angebot schreiben: So geht’s!
• Mahnung schreiben: So geht’s!

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