Gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten für viele Geschäftsunterlagen. Rechnungen, Ausgabebelege, Geschäftsbücher, Verträge und ähnliche Dokumente sind nicht nur steuerlichen Zwecken aufbewahrungspflichtig.
Aufbewahrungsvorschriften finden sich im Umsatzsteuergesetz, aber auch im Handels-, Arbeits- und Sozialversicherungsrecht. Die meisten Aufbewahrungspflichten gelten für Unternehmer, Gewerbetreibende und Selbständige. Privatleute sind nur ausnahmsweise betroffen.
Die wichtigsten steuerlichen Vorschriften finden sich in § 147 AO und in § 14b UStG. Die spezielleren Vorschriften des § 257 HGB betreffen Unternehmen, die zur Buchführung verpflichtet und ins Handelsregister eingetragen sind.
Grundsätzlich gilt: Unterlagen, die für die Ermittlung der Besteuerungs-Grundlagen von Bedeutung sind, sind aufzubewahren. Bemerkt das Finanzamt bei einer Steuerprüfung fehlende Unterlagen, darf der Prüfer unter Umständen einzelne Geschäftsvorgänge „schätzen“. Im ungünstigsten Fall droht sogar die Schätzung ganzer Geschäftsjahre.
Zehn- oder sechsjährige Aufbewahrungspflicht?
Je nach Art der geschäftlichen Unterlagen besteht eine Frist von sechs oder zehn Jahren, während der die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zu archivieren sind:
10-jährige Aufbewahrungspflicht
Eine Aufbewahrungspflicht mit einer Frist von zehn Jahren gilt für die folgenden Geschäftsunterlagen:
- Bücher und Aufzeichnungen,
- Buchungsbelege,
- Rechnungen,
- Eröffnungsbilanzen,
- Jahresabschlüsse (bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung) und
- Inventare und Lageberichte.
Außerdem sind Arbeitsanweisungen und sonstige Unterlagen zu verwahren, die zum Verständnis dieser Unterlagen notwendig sind.
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6-jährige Aufbewahrungspflicht
Eine Aufbewahrungspflicht mit einer Frist von sechs Jahren gilt für die folgenden Geschäftsunterlagen:
- empfangene Geschäfts- und Handelsbriefe,
- Kopien der gesendeten Geschäfts- und Handelsbriefe sowie
- alle sonstigen Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sind.
Berechnung der Aufbewahrungsfrist
Unabhängig von der Archivierungsdauer gelten folgende Vorgaben für die Berechnung der Frist, in der Unterlagen aufbewahrt werden müssen:
- Die steuerlichen und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen beginnen grundsätzlich am Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde. Bei Ausgangsrechnungen gilt zum Beispiel das Rechnungsdatum.
- Erfolgen nach Ende des Jahres noch Änderungen am Dokument, beginnt der Fristlauf erst im darauffolgenden Jahr.
Beispiele:
- Im Jahr 2008 verschickte Ausgangsrechnungen dürfen im Jahr 2019 vernichtet werden: Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist lief vom 1.1.2009 bis zum 31.12.2018.
- Die Aufbewahrungsfrist der Einnahmenüberschussrechnung für das Jahr 2008 endet dagegen frühestens in 2020. Angenommen, die letzte Eintragung erfolgte im Jahr 2009. Dann läuft die 10-jährige Aufbewahrungsfrist vom 1.1.2010 bis zum 31.12.2019.
Anforderungen an die Aufbewahrung
Die Aufbewahrung muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. Steuerlich bedeutsame Dokumente sind in den genannten Zeiträumen sicher, geschützt und geordnet aufzubewahren. Außerdem muss sichergestellt sein, dass sie lesbar und unbeeinträchtigt durch z.B. Feuchtigkeit oder Wärme bleiben.
Grundsätzlich sind Dokumente in dem Format aufzubewahren, in dem sie eingetroffen sind oder verschickt wurden. Die Aufbewahrung im Original ist die sicherste Variante. Papierdokumente dürfen digitalisiert und anschließend entsorgt werden. Elektronische Dokumente müssen allerdings bildlich mit dem Original übereinstimmen.
Während der gesamten Aufbewahrungsdauer ist sicherzustellen, dass die Dokumente zeitnah lesbar gemacht werden können. Die genauen Anforderungen an die Speicherung und Aufbewahrung elektronischer Dokumente und Aufzeichnungen sind in den GoBD geregelt.
Lektüretipp: Wie elektronische Dokumente aufbewahrt werden, erläutert der invoiz-Blogbeitrag „Rechnungssoftware mit GoBD-Anschluss„.
Noch Fragen?
Was du bei Abschreibungen, Gewinnermittlung und Steuererklärungen sonst noch alles beachten solltest und wie invoiz dir dabei hilft, erfährst du auf folgenden Seiten:
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