Angebote: Was du über Angebotsschreiben wissen solltest

• welche rechtliche Funktion sie im Geschäftsleben haben,
• welche Angaben eine professionelle Offerte enthält,
• wie du verhinderst, dass du von Kunden auf den Inhalt eines länger zurückliegenden Angebotsschreiben festgenagelt wirst

… und worauf du sonst noch achten solltest.

Angebote: Worum geht’s eigentlich?

Das Angebot ist der Dreh- und Angelpunkt jeder Vertragsanbahnung. Ein Vertrag ist die Einigung über die Abwicklung zweiseitiger Rechtsgeschäfte. Wie z. B. über…

• die Erledigung von Diensten (= Dienst- bzw. Arbeitsvertrag),
• die Herstellung von Werken (= Werkvertrag) oder auch
• den Kauf, die Miete oder Pacht von Waren oder Immobilien (= Kauf-, Miet- oder Pachtvertrag).

Voraussetzung für das Zustandekommen eines Vertrags sind übereinstimmende Willenserklärungen der Beteiligten über den Vertragsinhalt. Das Angebot ist eine dieser Willenserklärungen.

Wie der Name schon sagt, gibt üblicherweise der Anbieter das erste Gebot ab. Zum Beispiel der Verkäufer, Auftragnehmer oder Vermieter. Rechtlich spricht aber auch nichts dagegen, dass umgekehrt der Interessent ein Gebot abgibt. Zum Beispiel der Käufer, Auftraggeber oder Mieter.

Im Verlauf professioneller Vertragsverhandlungen kommt das wiederholte, abwechselnde Abgeben von Geboten und Gegenangeboten sogar häufig vor. Formvorschriften gibt es bis auf wenige Ausnahmen nicht. So müssen zum Beispiel Verträge über Grundstücksgeschäfte schriftlich verfasst werden.

Die meisten Angebote werden im Alltag mündlich abgegeben. An der rechtlichen Wirksamkeit ändert das grundsätzlich nichts. Schriftliche Angebote haben jedoch den Vorteil, dass alle wichtigen Aspekte geregelt sind und die Beteiligten später im Zweifel (oder gar Streitfall) nachlesen können, worauf sie sich ursprünglich geeinigt haben. Eine

Garantie für ein gutes Einvernehmen ist zwar auch das nicht – bei mündlichen Absprachen ist die Beweislage aber noch wesentlich schlechter.

Vertrags-Verhandlungen: Damit ihr euch vertragt!

Verträge bilden die Basis des Geschäftslebens. Die dazugehörigen Vertragsverhandlungen finden oft unbemerkt im Vorbeigehen statt. Bei Megadeals können sie sich aber auch über Wochen und Monate hinziehen:

Der AAA-Klassiker: Von der Anfrage über das Angebot zum Vertrag

Der idealtypische Verlauf einer Vertragsanbahnung sieht im einfachsten Fall so aus:

1. Anfrage: Ein Interessent fragt (unverbindlich) an, ob du ihm ein Angebot über eine bestimmte Warenlieferung oder Dienstleistung machen kannst. Eine solche Anfrage verpflichtet keinen der Beteiligten zu irgendetwas.
2. Angebot (von Juristen auch „Antrag“ genannt): In deinem Gebot teilst du deinem potenziellen Kunden mit, zu welchen Konditionen du bereit bist, die Ware zu liefern oder die Dienstleistung zu erledigen. Zum Beispiel Anzahl / Dauer, Art, Qualität, Preis, Liefer-/Fertigstellungstermin, Zahlungs- und Lieferbedingungen.
3. Annahme: Ist der Kunde mit deinem Vorschlag einverstanden, nimmt er es an. In dem Fall liegen zwei übereinstimmende Willenserklärungen vor. Der Vertrag ist damit geschlossen – und zwar zu den von dir genannten Konditionen. Daran erkennst du, wie wichtig ein ordentliches Angebotsschreiben sein kann!

Wichtig: Im Idealfall sind im Vertrag auf Basis eines Angebotes alle Rechte und Pflichten der Beteiligten geregelt.

Fehlen Vereinbarungen über den Kern des Rechtsgeschäfts (z. B. Art der verkauften Ware oder Lage der vermieteten Wohnung), liegen noch keine übereinstimmenden Willenserklärungen vor. In dem Fall muss weiterverhandelt werden. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Angebots-Mindesthaltbarkeit: Nicht in Stein gemeißelt!

Die Abgabe schriftlicher Gebote bereitet vielen Nachwuchs-Unternehmern Sorgen. Denn sie befürchten, von böswilligen Interessenten womöglich Wochen oder Monate später auf Konditionen festgelegt zu werden, die längst überholt sind. Für solche Ängste gibt es zum Glück überhaupt keinen Anlass. Selbst ohne ausdrückliche Befristung hat ein Angebot nur eine kurze Mindesthaltbarkeit.

Zwar gehst du mit einem Angebot eine gewisse Verpflichtung ein – aber das muss ja auch so sein: Ohne die Bereitschaft, bestimmte Waren zu liefern oder Leistungen zu erbringen, kommt nun einmal kein Vertrag zustande: No risk – no fun. 😊 Das Restrisiko kannst du außerdem bis zum endgültigen Vertragsschluss minimieren.

Annahmefristen: O-Ton Gesetzgeber

Hier die wichtigsten gesetzlichen Bestimmungen im Überblick:

• An den Inhalt eines verbindlichen Gebots bist du grundsätzlich erst einmal gebunden. In 145 BGB heißt es: „Wer einem anderen die Schließung eines Vertrags anträgt, ist an den Antrag gebunden, es sei denn, dass er die Gebundenheit ausgeschlossen hat.“
• Gemäß 146 BGB erlischt ein Angebot, wenn es abgelehnt oder nicht rechtzeitig angenommen wird. Die rechtzeitige Annahme wiederum ergibt sich aus der Situation, während der das Angebot abgegeben wurde:
  • Unter „Anwesenden“ (das heißt bei persönlichen Gesprächen und Telefonaten) kann ein Angebot nur sofort angenommen werden. Das ist in 147 Abs. 1 BGB geregelt. Ohne Annahme ist das Angebot nach Ende des Gesprächs oder Telefonats automatisch vom Tisch.
  • An „Abwesende“ gerichtete (= schriftliche, z. B. per E-Mail, Fax oder Post verschickte) Angebote können gemäß 147 Abs. 2 BGB „nur bis zu dem Zeitpunkt angenommen werden, in welchem der Antragende den Eingang der Antwort unter regelmäßigen Umständen erwarten darf.“

„Regelmäßige Umstände“ sind natürlich ein dehnbarer Begriff. Es kommt immer auf den Einzelfall an: Bei einfachen Warenlieferungen sind das allenfalls ein paar Tage. Bei komplexeren Aufträgen, bei denen die Prüfung von Konditionen und Vergleichsangeboten aufwendig ist, kann die gesetzlich bestimmte Annahmefrist durchaus einige Wochen betragen.

Dass sich aber ein hinterlistiger Kunde nach Monaten oder Jahren auf ein Angebot beruft und einen Vertragsschluss zu anachronistischen Konditionen verlangt, musst du nicht befürchten.

Freizeichnungsklauseln: Help yourself!

Außerdem kannst du deiner Angebotsbindung von vornherein gezielt Grenzen setzen. Dabei helfen „Freizeichnungsklauseln“ wie zum Beispiel die folgenden:

• zeitlich: „Dieses Angebot gilt bis zum …“,
• preislich: „Preisänderungen vorbehalten“ oder „Preis freibleibend“,
• mengenmäßig: „solange der Vorrat reicht“ oder „Lieferung vorbehalten“ und sogar
• komplett unverbindlich: „freibleibend“ oder „unverbindlich“.

Durch solche Formulierungen teilst du deinem Gegenüber mit, dass du dich nur bedingt und / oder befristet an dein Angebot gebunden fühlst. Je unverbindlicher dein Angebot ist, je weniger verbindliche „Willenserklärung“ es enthält, desto weniger erfüllt es seine Funktion bei der Vertragsanbahnung. Du musst dir aber darüber im Klaren sein, dass du früher oder später „Butter bei die Fische“ geben musst.

Angebots-Bäumchen wechsel‘ dich!

Zurück zu den Vertragsverhandlungen: Falls der Kunde mit deinem Angebot zwar grundsätzlich einverstanden ist, bei bestimmten Punkten jedoch andere Vorstellungen hat (z. B. niedrigerer Preis oder früherer Liefer- oder Fertigstellungstermin), macht er einen Gegenvorschlag.

Dadurch liegt dann ein neues Angebot auf dem Tisch, dem nun wiederum du zustimmen kannst (= Annahme = übereinstimmende Willenserklärungen = Vertrag). Du kannst dem Angebot deines Kunden aber auch ein erneut abgewandeltes Angebot entgegenstellen und so weiter und so fort.

Im Zuge solcher Vertragsverhandlungen werden normalerweise nicht mehrere komplette Angebotsschreiben verschickt. Vielmehr stellen die potenziellen Geschäftspartner schriftlich (z. B. per E-Mail) oder mündlich (z. B. telefonisch oder im persönlichen Gespräch) Einvernehmen über die strittigen Punkte her.

Um Missverständnissen vorzubeugen, schickt einer der Beteiligten (meist der eigentliche Anbieter) zum Abschluss eine schriftliche Zusammenfassung der Verhandlungsergebnisse (= Auftragsbestätigung).

Lückenhafte Verhandlungsergebnisse? Gesetz greift!

Übrigens: Nicht jedes rechtliche Vertragsdetail musst du ausdrücklich in deine Angebote aufnehmen. Stattdessen kannst du in deinen Angeboten auch auf deine Allgemeinen Geschäftsbedingungen verweisen und sie mitschicken. Viele Selbstständige arbeiten deshalb auch mit Briefbögen, auf deren Rückseite die AGB bereits vorgedruckt sind.

Sollte noch die eine oder andere Vertragsfeinheit fehlen (z. B. Vereinbarungen über Gerichtsstand, Zahlungs- oder Lieferbedingungen), kommt der Vertrag trotzdem zustande. Bei den offenen Details gilt dann die Rechtslage des Bürgerlichen Gesetzbuches – zum Beispiel …

• ganz allgemein über das Zustandekommen des Vertrags (§ 145ff BGB),
• über den Ort und den Zeitpunkt von Leistungen und Zahlungen (§ 269ff BGB) oder auch
• zu den einzelnen Vertragsarten (z. B. Kaufvertrag: § 433ff BGB, Dienstvertrag: § 611ff BGB oder Werkvertrag: § 631ff BGB).

Angebote: Inhalte rechtssicherer Offerten

Zurück zum Inhalt des ursprünglichen Angebots: Üblicherweise schickst du auf die allgemeine Anfrage eines Kunden hin ein (möglichst konkretes) Angebot. Einmal abgesehen von Lieferterminen, Freizeichnungsklauseln und anderen Informationen zur Vertragsanbahnung enthält ein Angebot dieselben Angaben wie die spätere Rechnung:

1. Angebots-Absender und Kontaktdaten,
2. eindeutiger Adressat (nur er darf deine Angebotskonditionen in Anspruch nehmen!),
3. Datum deines Angebots,
4. Angebotsnummer (hilfreich, um hinterher den passenden Vorgang zu finden),
5. möglichst genaue Art, Bezeichnung, Qualität der Ware und Preis in Euro bzw. Art, Umfang und Vergütung der Dienstleistung oder des Werks,
6. bei Versandgeschäften Kosten der Verpackung, Versicherung, des Transports,
7. Liefertermin und Zahlungsbedingungen sowie
8. zeitliche, mengenmäßige und sonstige Begrenzungen der Angebotsgültigkeit durch Freizeichnungsklauseln.

Wenn du deine Angebote mit invoiz schreibst, sieht das zum Beispiel so aus:

Praxistipp: Wie du mit invoiz deine aktuellen Angebote erstellst, erläutern wir im  Angebots-Tutorial.

Noch Fragen?

Was du bei  Angebotsschreiben sonst noch alles beachten solltest und wie invoiz dir dabei hilft, erfährst du im invoiz-Weblog:

• 9 Gründe: Warum du professionelle Angebote schreiben solltest
• Das ist ja einfach: So erstellst du mit invoiz im Handumdrehen deine Angebote
• Freie Berufe: Als Freiberufler erfolgreiche Angebote schreiben
• Angebotsbindung: Wie lange bin ich an mein Angebot gebunden?
• Angebot nachträglich ändern: Geht das überhaupt?
• Rechnung schreiben: So geht’s!
• Mahnung schreiben: So geht’s!

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