Lexikon

Gutschrift

Der Begriff Gutschrift stiftet im geschäftlichen Alltag bisweilen Verwirrung. Neben der im Umsatzsteuergesetz ausdrücklich geregelten Abrechnungsgutschrift gibt es kaufmännische, buchhalterische sowie Bankgutschriften.

Leicht zu unterscheiden sind die Bank- und buchhalterischen Gutschriften. Eine Bankgutschrift bezeichnet den Zahlungseingang auf dem Bankkonto. Bei buchhalterischen Gutschriften handelt es sich um Buchungen auf der Habenseite eines Kontos. Komplizierter ist die begriffliche Abgrenzung bei den Abrechnungs- und kaufmännischen Gutschriften:

Die Gutschrift als Sonderform der Rechnung

Gutschriften im Sinne des Umsatzsteuergesetzes werden auch als Abrechnungsgutschriften bezeichnet. Dabei handelt es sich um eine umgekehrte Rechnung: Rechnungsaussteller ist hier der Leistungsempfänger, also der Kunde. Geregelt ist die Rechnung mit vertauschten Rollen in § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG.

Eine Lieferung oder sonstige Leistung darf nur dann nach dem Gutschriftverfahren abgerechnet werden, wenn das vorher vereinbart wurde. Außerdem verliert eine bereits ausgestellte Abrechnung ihre Wirkung, wenn der Empfänger der Gutschrift widerspricht.

Üblich ist die Abrechnungsgutschrift …

  • in manchen Branchen (z. B. im Agenturgeschäft),
  • als Abrechnung für bestimmte Leistungen (z. B. Provisionen) oder auch
  • bei längerfristigen Aufträgen von Freelancern in Großunternehmen.

Wenn die Gutschrift eine Rechnung ist, hat das sowohl für Dienstleister als auch ihre Kunden Vorteile:

  • Dem Freelancer bleibt der zeitliche Aufwand für die Rechnungsstellung erspart und er erhält die Zahlung oft schneller.
  • Wenn der Kunde eine Gutschrift erstellt, kann er sicher sein, dass die Abrechnung alle Pflichtangaben enthält. Außerdem muss der Kunde nicht lange auf die Rechnung warten. Auf diese Weise kann er zeitnah den Vorsteuerabzug geltend machen.

Falls sich eine Gutschrift einmal als fehlerhaft erweist, darf der Leistungserbringer ihr widersprechen. So behält er die Kontrolle. Damit ist eine Abrechnungsgutschrift ein gleichwertiger Ersatz für eine Rechnung. Sie muss allerdings ausdrücklich die Bezeichnung „Gutschrift“ tragen. Anderenfalls ist der Vorsteuerabzug gefährdet.

Welche Angaben muss eine Abrechnungs-Gutschrift enthalten?

Damit das Finanzamt den Vorsteuerabzug anerkennt, muss die als Gutschrift bezeichnete Rechnung folgende Pflichtangaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Auftraggebers und Auftragnehmers,
  • Steuernummer und / oder Umsatzsteueridentifikationsnummer,
  • Rechnungsdatum,
  • Rechnungsnummer,
  • Lieferdatum,
  • Art und Menge der Lieferung oder Leistung,
  • Nettobetrag,
  • geltender Steuersatz (7% oder 19%) und
  • Steuerbetrag.

Bei Kleinunternehmern muss zudem auf die Kleinunternehmerregelung hingewiesen werden. Außerdem darf die Gutschrift in diesem Fall auch keine Umsatzsteuer enthalten.

Storno-Rechnung: Die kaufmännische Gutschrift

Bei der sogenannten kaufmännischen Gutschrift handelt es sich genau genommen um die Korrektur einer Rechnung. Eine Storno-Rechnung wird im Rahmen einer Rechnungskorrektur vom Leistungserbringer erstellt. Hat der Leistungserbringer dem Kunden eine fehlerhafte Rechnung gestellt, kann sie mithilfe einer Storno-Rechnung korrigiert werden. Darin wird dem Kunden der falsch ausgewiesene Rechnungsbetrag ganz oder teilweise wieder gutgeschrieben.

Auch bei der kaufmännischen Gutschrift sind spezielle Angaben Pflicht. Das beginnt bei der unmissverständlichen Überschrift wie zum Beispiel

  • „Stornorechnung“,
  • „Korrekturrechnung“ oder auch
  • „Rechnungskorrektur“.

Die klare Abgrenzung zu einer umsatzsteuerlichen Gutschrift kann aber durch erläuternde Formulierungen erfolgen. Beispiel: „Wir schreiben Ihnen gemäß unserer Absprache den folgenden Betrag gut“. Es muss zudem eindeutig erkennbar sein, dass die Korrekturrechnung dem Kunden einen Betrag gutschreibt. Das gilt vor allem für den Umsatzsteueranteil.

Weiterführende Lektüre:

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