Was ist eine Rechnung und wie muss sie dem Rechnungsempfänger zugestellt werden?
In § 14 des Umsatzsteuergesetzes ist definiert, was eine Rechnung ist, nämlich „jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird“. In diesem Paragraf ist genau festgelegt, wie eine Rechnung auszustellen ist und welche Angaben unbedingt in einer Rechnung enthalten sein müssen. Jedes Unternehmen, das eine Lieferung oder eine Dienstleistung für ein anderes Unternehmen erbringt, muss dafür eine Rechnung ausstellen.
Früher musste eine Rechnung dem Rechnungsempfänger immer in Papierform zugestellt werden, mittlerweile ist es auch möglich (und üblich), Rechnungen auf elektronischem Wege zu versenden, vorausgesetzt, der Empfänger ist damit einverstanden. Außerdem müssen bei jeder Rechnung „die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts“ gegeben sein, deshalb empfiehlt sich per Email der Rechnungsversand im Pdf-Format. Rechnungen sollten nicht unterschrieben werden.
Pflichtangaben – was unbedingt auf einer Rechnung enthalten sein muss
Zwingend erforderliche Angaben auf einer Rechnung sind: korrekter und vollständiger Name und Anschrift sowohl des leistenden Unternehmens als auch des Leistungsempfängers (des Kunden), Steuernummer oder für Rechnungen ins EU-Ausland die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum der Rechnung, die Rechnungsnummer, die Menge und die Art („handelsübliche Bezeichnung“) der gelieferten Gegenstände oder bei Dienstleistungen die Art und der Umfang der sonstigen Leistung, Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung bzw. der Leistungszeitraum (hierfür genügt es, den Monat der Leistungserbringung anzugeben), der Nettobetrag, der Umsatzsteuersatz, der darauf angewendet werden muss, sowie der Umsatzsteuerbetrag und natürlich der Bruttobetrag.
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Sonderregelungen für Kleinunternehmer und bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
Falls die Kleinunternehmerregelung angewendet wird, darf in der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden, stattdessen sollte der Hinweis darauf nicht fehlen, dass gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer im ausgewiesenen Rechnungsbetrag enthalten ist.
Ein weiterer Sonderfall ist die Kleinbetragsrechnung für Beträge bis zu 250 Euro. Auf solch einer Kleinbetragsrechnung muss die Umsatzsteuer nicht einzeln aufgeführt werden, es reicht der Bruttobetrag. Allerdings sollte ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass im Bruttobetrag die Mehrwertsteuer bereits enthalten ist.
Zusätzliche Angaben – was auf einer Rechnung sonst noch enthalten sein sollte
Neben den Pflichtangaben sind auch folgende zusätzliche Angaben sinnvoll, die sowohl den Geschäftsverkehr als auch die Buchführung erleichtern. Zwecks eindeutiger Abgrenzung zu anderen Schriftstücken, wie beispielsweise zu einem Angebot oder einer Auftragsbestätigung, sollte eine Rechnung mit dem Titel ‚Rechnung’ bezeichnet werden.
Von zentraler Wichtigkeit für eine bargeldlose Zahlung ist außerdem die Angabe der korrekten Bankverbindung, falls die Überweisung auf ein Bankkonto erfolgen soll, oder natürlich auch die Angabe der richtigen Daten, falls ein Konto bei einem digitalen Anbieter, wie beispielsweise Paypal, oder ein anderer bargeldloser Zahlungsweg genutzt wird.
Eine weitere wichtige Angabe ist die Fälligkeit in Form eines eindeutig benannten oder bestimmbaren Zahlungsziels. Es empfiehlt sich auch der Zusatz, dass 30 Tage nach Fälligkeit oder Zugang der Rechnung ein Zahlungsverzug eintritt. Dies kann im schlimmsten Fall das Mahnverfahren abkürzen und einen Kunden, der seiner Zahlungspflicht nicht nachkommt, schneller in Verzug setzen.
Was sonst noch bei der Rechnungsstellung zu beachten ist
Man kann, aber man muss nicht sofort nach der Leistungserbringung die dazugehörige Rechnung stellen, allerdings sollte man damit auch nicht allzu lange warten: innerhalb von sechs Monaten muss die Rechnungsstellung zwischen Unternehmern erfolgen. Für Rechnungen ins Ausland ist diese Frist wesentlich kürzer, in diesem Fall muss die Rechnung spätestens am 15. des nächsten Monats gestellt werden.
Für ausgestellte und erhaltene Rechnungen, ganz gleich, ob in Papierform oder im elektronischen Format, besteht eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.
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