Was ist eine Mahnung?
Eine Mahnung ist ein Schreiben mit dem Zweck, einen Kunden zur Zahlung einer überfälligen Rechnung aufzufordern und ihn zugleich rechtlich in Verzug zu setzen, um bei fortgesetztem Zahlungsausfall gegebenenfalls wirksame Maßnahmen zur Beschleunigung der Bezahlung veranlassen zu können.
Richtig Mahnen – aber wie?
Laut § 286 BGB geraten Geschäftskunden, die eine Zahlung nicht geleistet haben, spätestens 30 Tage nach Zugang und Fälligkeit der Rechnung automatisch in Verzug, auch ohne Mahnung. Der Umgang mit ausbleibenden Zahlungen hängt somit vom individuellen Umgangsstil mit den Kunden ab. Unter Geschäftsleuten ist es bei ausbleibenden Zahlungen üblich, dass schriftlich gemahnt wird, wobei jedoch keine Pflicht besteht, den betreffenden Kunden dreimal zu mahnen. Rechtlich gesehen reicht bereits eine einzige Mahnung aus, um einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen zu können. Obwohl eine Mahnung auch mündlich ausgesprochen werden kann, ist aus Beweisgründen die Schriftform sinnvoller. Um eine Geschäftsbeziehung nicht unnötig zu belasten, falls eine Rechnung versehentlich nicht fristgemäß bezahlt wurde, wird meist auf einen ausstehenden Betrag zuerst mit einer so genannten Zahlungserinnerung hingewiesen, einem freundlich formulierten Mahnschreiben.
Was muss eine Mahnung enthalten?
Damit ersichtlich ist, dass es sich um ein Mahnschreiben handelt, ist beim Schreiben einer Mahnung bzw. Zahlungserinnerung unbedingt darauf zu achten, dass sie nach dem Datum der Fälligkeit erfolgt und dass der Zahlungsverzug eindeutig benannt wird. Neben dem Namen und der Anschrift des säumigen Kunden sowie des Mahnenden müssen in einem Mahnschreiben der Forderungsgrund, d.h. der offene Rechnungsbetrag und der fehlende Zahlungseingang, angegeben werden. Darüber hinaus sollten darin auch weitere Details der ursprünglichen Rechnung, wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Kundennummer und das Fälligkeitsdatum enthalten sein. Sowohl ein konkretes Datum für das neue Zahlungsziel als auch der Hinweis auf den Eintritt des Zahlungsverzugs und den damit einhergehenden Verzugsfolgen sollten nicht fehlen.
Abgesehen von diesen Empfehlungen zu den erforderlichen Angaben steht dem Gläubiger die Formulierung der Mahnung frei. Bei einem dreistufigen Mahnvorgang erinnert das erste Mahnschreiben in freundlichem Tonfall daran, das noch eine Zahlung aussteht, die zweite Mahnung ist im Wortlaut dringlicher und die dritte Mahnung dann in der Regel sehr streng formuliert. Mahnen in drei Stufen ist zeitaufwändig, und daher liegt es im Ermessen des Gläubigers, ob er dem Schuldner höflich so viel Zeit zum Erbringen der Leistung einräumen möchte oder ob er es bei einem einzigen Mahnschreiben belässt und sofort weitere Schritte veranlasst.
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Ab wann besteht Zahlungsverzug?
Falls auch nach der in der Mahnung eingeräumten Frist weiterhin kein Zahlungseingang erfolgt, ist der Zahlungspflichtige in Verzug und der Gläubiger kann seinem Kunden ab diesem Zeitpunkt zusätzlich zum bereits ausstehenden Betrag Gebühren und Verzugszinsen als Ausgleich für so genannte Verzugsschäden in Rechnung stellen. Dazu zählen Mahngebühren, die gesetzliche Mahnpauschale in Höhe von 40 Euro und Verzugszinsen bis zu einem maximalen Jahreszinssatz von 8,12 % für Geschäftskunden. Bei anderen Kunden dürfen Verzugszinsen zum maximalen Jahreszinssatz von 4,12 % berechnet werden. Außerdem können Mahngebühren, die zur Deckung tatsächlicher Porto- und Materialkosten in angemessener und verhältnismäßiger Höhe erhoben werden. Als angemessen werden derzeit allgemein Mahngebühren zwischen 2,50 EUR und 5 EUR betrachtet. Allerdings dürfen in den Mahngebühren keine anteiligen Personalkosten enthalten sein.
Bleiben auch diese Maßnahmen ohne Erfolg, kann man per Anwaltsschreiben rechtliche Schritte androhen, ein Inkasso-Unternehmen beauftragen oder gleich das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Den Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids stellt man beim Mahngericht, einer Abteilung des Amtsgerichts. Dies ist auch online möglich.
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