Druckst du deine Ausgangsrechnungen noch aus und bringst sie zur Post? Ein Weg, der wahrscheinlich zur Routine geworden ist. Aber eigentlich ist es ein Weg, der nur unnötig Zeit und Geld kostet! Mach es dir leichter, verabschiede dich von der Papierrechnung und versende deine Rechnungen direkt per E-Mail!
Was du dabei wissen solltest:
1) Muss der Kunde dem Empfang elektronischer Rechnungen zustimmen?
Generell ja! Nach § 14 Abs. 1 S. 7 UStG muss der Rechnungsempfänger dem Empfang der elektronischen Rechnung zustimmen. Aber keine Panik, du musst keine explizite Zustimmung des Kunden einholen. Es genügt die sogenannte “stillschweigende Billigung durch tatsächliche Übung”. Das bedeutet im Klartext, wenn der Kunde die Rechnung bezahlt, gilt dies als ausreichende Zustimmung.
2) Welche Anforderungen an elektronische Rechnungen gibt es?
Natürlich gelten auch bei elektronischen Rechnungen gemäß Gesetz die üblichen Pflichtangaben, die eine Rechnung beinhalten muss. Darüber hinaus gilt auch bei digitalen Rechnungen eine Archivierungspflicht gemäß § 14b UStG über 10 Jahre durch den Versender. Zudem muss die Unversehrtheit des Rechnungsinhaltes und ihre Lesbarkeit gewährleistet sein. Bitte achte ebenfalls bereits im Vorfeld darauf, dass du deine Rechnungsnummern richtig vergibst!
Lektüre-Tipp: Alles Wichtige rund um die Vergabe von Rechnungsnummern findest du in unserem Beitrag „Richtige Rechnungen: Die Nummer mit den Rechnungsnummern“.
3) Zum Rechnungsversand per E-Mail
Durch die Neufassung des § 14 durch Artikel 5 Nr. 1 des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 sind die umsatzsteuer-rechtlichen Regelungen für elektronische Rechnungen gelockert worden. Eine elektronische Rechnung ist nach neuer Fassung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Anders als zuvor muss weder eine qualifizierte elektronische Signatur noch ein EDI-Verfahren verwendet werden. Und das wiederum bedeutet, dass du deine Rechnungen auch per E-Mail versenden kannst.
Wenn du deine Rechnungen in Word und Excel oder anderen Office-Tools schreibst, speicherst du sie einfach als PDF ab. So schützt du das Dokument vor nachträglichen Änderungen! Das Rechnungs- PDF verschickst du anschießend als E-Mail-Anhang an deinen Kunden.
4) Einfacher und schneller mit einer Rechnungssoftware
In der Rechnungssoftware invoiz kannst du deine Rechnungen schreiben und sie sofort aus der Software heraus per E-Mail versenden. Und das Ganze passiert mit nur wenigen Klicks. Einfach bei deiner fertigen Ausgangsrechnung auf „Verschicken“ klicken und „E-Mail senden“ auswählen.
Neben der Eingabe der E-Mail-Adresse kannst du zudem einen Nachrichtentext eingeben oder die Standardformulierung von invoiz übernehmen „Sehr geehrte Damen und Herren, im Anhang finden Sie die aktuelle Rechnung.“. Bevor du nun die Rechnung übermittelst, kannst du auch noch entscheiden, ob du eine Rechnungskopie erhalten möchtest.
Und schon ist das Rechnungsdokument auf dem Weg zu deinem Kunden. Ein zusätzlicher toller Effekt ist, dass du nicht nur Kosten und Zeit sparst, sondern deine Rechnung auch viel schneller bei deinem Kunden ankommt. Der wiederum kann deine Rechnung nun auch noch schneller bezahlen! 🙂
Anmerkung: Die Regelungen zur Rechnungsstellung stammen aus dem Umsatzsteuergesetz und gelten somit letztlich nur für Geschäftskunden. Das betrifft auch die ausdrückliche oder vermutete Zustimmung des Rechnungsempfängers zum Versand elektronischer Rechnungen. Wenn Privatkunden dem elektronischen Rechnungsversand nicht zugestimmt haben, ist das kein Problem.
Noch Fragen zur Rechnungssoftware?
Weitere Tipps zum Umgang mit dem Rechnungsprogramm und wie es deinen Verwaltungsaufwand auf ein Minimum reduzieren kann, erhältst du auf folgenden Seiten:
- Sammelrechnungen mit der Rechnungssoftware schreiben
- Rechnungsvorlagen ändern leicht gemacht
- Rechnungen verwalten mit System
- Die Textbaustein-Verwaltung im Rechnungstool invoiz
- Das Rechnungstool invoiz kann auch Zeiterfassung
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