Vorweg: Ja, du darfst deine Rechnungen auch in Zukunft mit Text-, Kalkulations- und anderen Office-Tools schreiben! Daran ändern auch die ominösen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz: GoBD) nichts.
In manchen Internetforen heißt es, dass mit Word, Excel & Co. erstellte Rechnungen neuerdings generell rechtswidrig sind. Das ist so nicht richtig! Es gibt keine konkreten gesetzlichen Vorschriften darüber, mit welchen Rechnungsprogrammen Selbstständige und Unternehmer ihre Geschäfts-Korrespondenz schreiben dürfen – und mit welchen nicht. Und das ist auch gut so!
Was es aber gibt, ist eine wachsende Zahl kleinlicher Vorschriften über …
- Rechnungs-Pflichtbestandteile (insbesondere im Umsatzsteuergesetz, das auch für Kleinunternehmer gilt!),
- die Pflicht zur Sicherung gegen nachträgliche Änderungen elektronisch erstellter Abrechnungsdokumente (tatsächlich geregelt in den oben erwähnten GoBD) oder auch
- die „Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen“ der Abgabenordnung, wonach Abrechnungs-Dokumente mindestens 10 Jahre lang aufzubewahren sind.
Abgesehen davon sollten deine Rechnungen natürlich professionell gestaltet sein und in deinem eigenen Interesse auch noch eine Reihe freiwilliger Rechnungsangaben enthalten – wie zum Beispiel deine Konto- und Kontaktdaten.
Tipp: Wenn du genauer wissen willst, wie finanzamtstaugliche Rechnungen aussehen, schau dir unser Video zu den Pflichtbestandteilen an:
Welche Angaben müssen auf eine Rechnung?
Welche Elemente in einer Rechnung absolute Pflicht sind, das zeigen wir dir in diesem Video.
Fallstricke & Fettnäpfchen, die du beim Schreiben von Rechnungen vermeiden solltest
Falls du deine Rechnungen (weiterhin) mit irgendeinem Office-Tool erstellen willst, solltest du auf jeden Fall vorsichtig sein: Downloads von Rechnungsvorlagen aus dem Internet mit anschließendem „Versuch und Irrtum“ in Word & Excel sind echt keine gute Idee!
Was viele Business-Einsteiger dabei wundert: Haupthürde sind anfangs gar nicht das Finanzamt und andere staatliche Stellen. Viel problematischer und peinlicher ist es, wenn du von deinen Kunden auf unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen hingewiesen wirst und sie korrigieren musst.
Deine Geschäftspartner wiederum wollen dich damit nicht ärgern oder gar schikanieren. Vielmehr sind sie gezwungen, dich auf Fehler hinzuweisen: Andernfalls bekommen sie nämlich selbst Probleme mit dem Finanzamt.
Anleitung für DIY-Rechnungsvorlagen
Um auf Nummer sicher zu gehen, lässt du dir von deinem Steuerberater …
- eine geprüfte Office-Vorlage (wie Vorlage in Word oder Excel) mit allen Rechnungspflichtbestandteilen zur Verfügung stellen,
- sagen, worauf du bei der fortlaufenden manuellen Vergabe deiner Rechnungsnummern achten musst,
- erklären, wie du deine Office-Dokumente sofort nach Fertigstellung (Ausdruck oder Versand) zuverlässig und prüfungssicher gegen nachträgliche Änderungen schützt,
- zeigen, wie du deine geschützten Ausgangsrechnungen während der 10-jährigen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist sicher archivierst und
- wie du sie bei einer späteren Steuerprüfung verlässlich lesbar machen kannst.
Am besten dokumentierst du das von dir gewählte Verfahren noch schriftlich, damit du es bei einer möglichen Betriebsprüfung vorweisen kannst.
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Rundum-sorglos-Alternative: Rechnungssoftware verwenden
– Einfach, schnell & sicher!
Zum Glück geht’s auch viel einfacher! 🙂 Mit invoiz gibt es eine professionelle Alternative zur umständlichen und riskanten DIY-Mustern. Und die geht kurz gesagt so:
- invoiz starten,
- einmalig passende Rechnungsvorlage auswählen und eigene Daten eingeben,
- Kunden- und Auftragsdaten eintragen,
- Rechnung speichern und abschicken: fertig!
Um alles andere kümmert sich invoiz. So bist du sicher, dass deine Rechnungen alle Pflichtbestandteile enthalten, lückenlos durchnummeriert werden, nachweislich gegen Änderungen geschützt sind, automatisch archiviert werden und dauerhaft lesbar bleiben.
Egal ob Kunden oder Finanzamt: Da gibt’s einfach nix zu meckern! Kein Wunder, dass so viele Freelancer und Small-Business-Entrepreneure von invoiz begeistert sind.
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