Rechnung schreiben – so geht’s einfach!

Wer muss eine Rechnung schreiben?

Eine Rechnung ist „jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird“. So steht’s in § 14 des UStG. Außerdem ist in diesem Paragraph genau definiert, wie und mit welchen Angaben du eine Rechnung schreibst. Zusammengefasst muss jedes Unternehmen, das eine Lieferung oder Dienstleistung für ein anderes Unternehmen erbringt, dafür eine Rechnung schreiben.

Wie kann ich eine Rechnung schreiben?

In § 14 Abs. 4 UStG findest du die komplette Übersicht aller amtlich vorgeschriebenen Rechnungselemente. An dieser Stelle möchten wir dir einen Überblick aller Pflichtbestandteile geben:

(1) Firma, vollständigen Namen und Anschrift des Rechnungsausstellers (z. B. im Seitenkopf oder in der Fußzeile),
(2) Firma, Name und Anschrift des Rechnungsempfängers (z. B. im Adressfeld),
(3) Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identnummer des Ausstellers,
(4) Rechnungsnummer,
(5) Rechnungsdatum (= Ausstellungsdatum),
(6) Liefer– oder Leistungsdatum,
(7) Angaben über Art und Anzahl der gelieferten Waren bzw. Art und Dauer der Dienstleistung,
(8) nach Umsatzsteuersätzen aufgeschlüsselte Rechnungsbeträge,
(9) der im Rechnungsbetrag enthaltene Umsatzsteuerbetrag sowie
(10) Gründe für eventuelle Umsatzsteuer-Befreiungen.

Neben den Pflichtangaben gibt es noch weitere Angaben, die du mit aufführen solltest. Diese und weitere Detailinformationen zu den Rechnungsbestandteilen findest du im Blogbeitrag: „Rechnung schreiben: Die 10 Pflichtangaben“.

Wie vergebe ich eine korrekte Rechnungsnummer?

Schau dir die wichtigsten Fakten kompakt im Video an:

Gemäß § 14 UStG gehört auf jede Rechnung „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)“.

Jede Rechnungsnummer muss also einmalig sein. Deshalb darfst du eine Rechnungsnummer nicht doppelt vergeben. Des Weiteren muss es eine fortlaufende Rechnungsnummer sein. Allerdings müssen die Rechnungsnummern nicht zwingend lückenlos vergeben werden.

Weiterführende Informationen zu den Rechnungsnummern und eine Anleitung findest du im Beitrag: „Richtige Rechnungen: Die Nummer mit den Rechnungsnummern“.

Wann ist eine Rechnung umsatzsteuerfrei?

Nicht jede Rechnung enthält Umsatzsteuer! Das hier sind die wichtigsten Besonderheiten:

• Die Kleinunternehmer-Rechnung: Als Kleinunternehmer musst du prinzipiell keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen. Ausführliche Infos zur Kleinunternehmerregelung findest du auf unserer Themenseite „Kleinunternehmerregelung“.
• Inländische Steuerbefreiungen: Gemäß § 4 UStG gibt es einige Lieferungen und sonstige Leistungen, die explizit umsatzsteuerfrei sind. Zum Beispiel zählen dazu die bekannten Steuerprivilegien für Heilberufe, Nahverkehrsbetriebe oder die Post.
• Grenzüberschreitende Warenlieferungen: Viele Exporte sind komplett von der Umsatzsteuer befreit. Bei Ausfuhrlieferungen unterscheidet das Umsatzsteuergesetz zwischen Warenlieferungen in andere EU-Länder und das sonstige Ausland. Außerdem gibt es Unterschiede zwischen Geschäftskunden und Verbrauchern.
• Grenzüberschreitende Dienstleistungen: Besonders kompliziert sind die Vorschriften und Ausnahmeregelungen bei Dienstleistungen für Kunden im EU-Ausland. Dabei sind Dienstleistungen für Endverbraucher grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig. Für Geschäftskunden gilt das Reverse-Charge-Verfahren.

Welche Fristen gibt es beim Schreiben einer Rechnung?

Gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG musst du Rechnungen nur an andere Unternehmen sowie an „juristische Personen“ schreiben. Der Zeitraum ist großzügig bemessen, denn dafür kannst du dir bis zu sechs Monate lang Zeit lassen. Dagegen sind Rechnungen an Privatleute nur in wenigen Ausnahmefällen vorgeschrieben.

Die Ausnahmen kannst du im Beitrag „Welche Fristen gibt es beim Schreiben von Rechnungen?“ nachlesen.

Regelmäßige Verjährungsfrist

Nach Ablauf der „regelmäßigen Verjährungsfrist“ kannst du deine Ansprüche nicht mehr geltend machen. Denn Geldforderungen verjähren unabhängig vom Termin der Rechnungstellung normalerweise nach drei Jahren. Diese Frist beginnt am Ende des Jahres zu laufen, in dem der Anspruch entstanden ist. Somit sind Ende 2019 sämtliche offenen Forderungen des Jahres 2016 in höchster Gefahr!

Wichtig: Um eine drohende Verjährung zu verhindern, reicht es nicht, die x-te Mahnung zu schreiben. Stattdessen leitest du am besten das gerichtliche Mahnverfahren ein. Wie du das machst, zeigen wir dir in unserem Beitrag „Mahnbescheid – Vollstreckungsbescheid – Zwangsvollstreckung“.

Für ausgestellte und erhaltene Rechnungen, ganz gleich, ob in Papierform oder im elektronischen Format, besteht eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.

So funktioniert ein professionelles Rechnungsprogramm

Du überlegst, deine Rechnung online mit einem Rechnungsprogramm wie invoiz zu schreiben? Das sind die Vorteile:

Eine professionelle Rechnungsvorlage

Dass eine Rechnung per Gesetz diverse Anforderungen erfüllen muss, haben wir dir zu Beginn des Beitrages aufgeführt. Mit einer Rechnungssoftware wie invoiz sind automatisch alle Pflichtangaben enthalten.

Einfache Bedienung

Ein Rechnungsprogramm wie invoiz ist explizit auf die Bedürfnisse von Selbstständigen und Kleinstunternehmen ausgerichtet. Dementsprechend ist die Bedienung einfach und unkompliziert aufgebaut. So können auch Laien professionelle Rechnungen schreiben.

Ortsunabhängig Rechnung schreiben

Du willst ortsunabhängig arbeiten? Dann ist ein Online-Rechnungsprogramm wie für dich geschaffen! Alles, was du brauchst, ist Zugriff aufs Internet und einen Account! Denn in einer Online-Rechnungssoftware kannst du deine Rechnungen zu jeder Zeit und an jedem Ort schreiben.

Plattformunabhängig arbeiten

Bei einer Online-Rechnungssoftware wie invoiz ist es vollkommen egal, welches Endgerät du nutzt! Ob du per MacBook, Windows Rechner, Android- oder iOS-Smartphone unterwegs bist, du kannst deine Rechnungen auf jedem Endgerät schreiben.

(Rechts)sichere Aufbewahrung von Dokumenten

Deine Daten werden verschlüsselt gespeichert. Außerdem werden regelmäßig Backups gemacht. Daher ist ein Virus auf deinem System ab sofort kein Problem mehr! Außerdem kannst du Dokumente, z.B. deine Rechnung als PDF herunterladen.

Weitere wichtige Funktionen

Ein Rechnungsprogramm wie invoiz ist beinhaltet viel mehr als Rechnung erstellen und per Mail versenden! Wichtige weitere Funktionen sind z.B. das

• Schreiben von Angeboten
• Anbinden deines Bankkontos, um eingehende Zahlungen direkt zuzuordnen
• Erfassen von Ausgaben und Belegen
• Verwalten von Kunden und Artikeln
• und noch viel mehr.

Rechnung schreiben in invoiz

Mit den finanzamtstauglichen Rechnungen von invoiz bist du auf der sicheren Seite. Zuerst startest du in invoiz mit einer neutralen Rechnungsvorlage. Dann kannst du diese mit deinem Firmenlogo branden. Zuletzt trägst deine eigenen Kontakt-, Adressdaten und deine Steuernummer ein, erfasst die Adressdaten und Auftragsdetails. Und schon bist du fertig!

Die invoiz macht daraus blitzschnell eine rechtlich und optisch perfekte Rechnung. Anschließend verschickst du sie ganz einfach per E-Mail oder druckst sie aus. Mehr dazu unter „Alle Neune: Schritt für Schritt zur Profi-Rechnung mit System“.

Diese Arten von Rechnungen kannst du außerdem in invoiz schreiben

Neben einer einfachen „Standard-Rechnung“ bietet dir invoiz viele weitere Rechnungs-Spielarten. Zum Beispiel schreibst du mit invoiz:

• Freiberufler-Rechnungen: Viele Freiberufler und hadern mit den klassischen Bezeichnungen von Rechnungspositionen in Rechnungsprogrammen. Mit invoiz kein Problem. Wie du genau diese Einstellungen vornimmst, zeigen wir dir im Beitrag: „Freiberufler-Rechnungen mit invoiz schreiben“.
• Kleinunternehmer-Rechnungen: Falls du dich für die Kleinunternehmerregelung entschieden hast, passt du invoiz mit wenigen Mausklicks an deine Erfordernisse an. In unserem Blogbeitrag „Kleinunternehmer-Rechnung schreiben“ zeigen wir dir, wo du die Einstellungen vorzunehmen hast.
• Abo-Rechnungen: Wiederkehrende Rechnungen, die sich vollständig gleichen, kannst du in invoiz als sogenannte Abo-Rechnungen anlegen. Genaueres zeigen wir dir im Beitrag: „Wiederkehrende Rechnungen schreiben“.
• Sammelrechnungen: Setzt sich dein Auftrag aus verschiedenen Positionen zusammen, die du erst nach und nach erledigen willst? Dann legst du einfach einen Rechnungsentwurf an und hältst darin fortlaufend die von dir erbrachten Leistungen fest. Mehr dazu gibt’s hier: „Rechnungssoftware- Sammelrechnungen schreiben“.
• Abschlagsrechnungen: Mit einer Abschlagsrechnung kannst du deinen Kunden schon vor der abschließenden Lieferung einen Teil der Auftragssumme in Rechnung stellen. Mehr Infos findest du hier: Abschlags- und Schlussrechnung mit invoiz schreiben

GoBD-sicher arbeiten

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, regeln den Umgang mit elektronischen Unterlagen. Dazu gehört z.B. die revisionssichere Aufbewahrung deiner Rechnungsdokumente.

invoiz bringt alle Voraussetzungen mit, um deine Arbeit GoBD-sicher zu gestalten und mögliche fehlerhafte Prozesse sofort zu verhindern. Dazu gehört z.B. die Sicherung aller Daten ausschließlich auf deutschen Servern oder auch die vorschriftsmäßige Stornierung von Rechnungen.

Zusätzlich findest du vertiefende Infos zum Thema invoiz und GoBD hier: „invoiz: Rechnungssoftware mit GoBD-Anschluss“

Teste invoiz kostenlos auf Herz und Nieren. Dazu kannst du dich einfach per E-Mail und Passwort registrieren. Anschließend steht dir sofort der volle Funktionsumfang von invoiz zur Verfügung.