Grundbegriff des Rechnungswesens: Aufwand
‚Aufwand’ gehört zu den grundlegenden Begriffen des betriebswirtschaftlichen Rechnungswesens und bildet zusammen mit seinem Pendant ‚Ertrag’ ein Begriffspaar.
Bei Aufwendungen und Erträgen handelt es sich um negative bzw. positive Stromgrößen, die das Gesamtvermögen bestandsvermindernd oder bestandserhöhend verändern.
Weitere Begriffspaare, die sich auf den Abgang bzw. den Zugang von Vermögenspositionen beziehen und somit also eine Veränderung der verschiedenen Bestandsgrößen bewirken, sind hinsichtlich des Zahlungsmittelbestands ‚Auszahlung’ und ‚Einzahlung’, hinsichtlich des Geldvermögens ‚Ausgabe’ und ‚Einnahme’ sowie hinsichtlich des betriebsnotwendigen Vermögens ‚Kosten’ und ‚Leistung’ bzw. ‚Erlös’.
In der Umgangssprache werden die Begriffe der negativen Stromgrößen ‚Auszahlung’, ‚Ausgabe’, ‚Aufwand’ und ‚Kosten’ häufig fälschlicher- und verwirrenderweise synonym anstatt ihrer tatsächlichen betriebswirtschaftlichen Definition entsprechend verwendet und nicht immer klar voneinander abgegrenzt. Wie diese Begriffe definiert sind und inwieweit sie sich überschneiden und unterscheiden, wird in den jeweiligen invoiz-Lexikoneinträgen erklärt.
Definition: Aufwand
Als Aufwand werden alle Abgänge vom Gesamtvermögen eines Unternehmens definiert. Diese Definition von Aufwand schließt die gesamte Wertminderung, d.h. die Summe des Verbrauchs an Waren oder Leistungen eines Unternehmens, die in Geld ausgedrückt werden, innerhalb einer Periode mit ein. Zu den Aufwendungen zählen der Verbrauch von Rohstoffen, Betriebsstoffen und Hilfsstoffen, wie Arbeitsmaterialien und Abschreibungen, aber auch Lohn- und Gehaltszahlungen, Miet-, Zins- und andere Zahlungen, wobei hiervon Dividende an Aktionäre ausgenommen sind.
Der Gewinn wird von Aufwand und Ertrag beeinflusst
In der Regel ist Aufwand erforderlich, um einen Ertrag zu erzeugen. Aufwendungen und Erträge stehen somit in einem engen Zusammenhang: sie wirken sich negativ oder positiv auf den Gewinn und den Verlust eines Unternehmens aus und bilden die grundlegenden Kategorien, die in einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) gegenübergestellt werden, um den Jahresüberschuss bzw. Gewinn eines Unternehmens zu ermitteln. In der Gewinn- und Verlustrechnung werden Aufwendungen ins Soll auf die linke Seite gebucht.
Aufwand ist nicht gleich Verlust, Ertrag ist nicht gleich Gewinn
Ebenso wie Ertrag nicht dasselbe ist wie Gewinn, ist Aufwand nicht identisch mit Verlust. Bei der Ermittlung des Verlustes wird Aufwand jedoch als entscheidende Größe in der Gewinn- und Verlustrechnung herangezogen. Wenn es einem Unternehmen nicht gelungen ist, erfolgreich zu wirtschaften, das heißt also, wenn die Aufwendungen die Erträge in einer bestimmten Periode übersteigen, hat dies einen Jahresfehlbetrag zur Folge.
Betriebsbedingter Aufwand und neutraler Aufwand
In Entsprechung zum betriebsbedingten Ertrag, bei dem die Einnahmen bzw. Umsatzerlöse aus dem Verkauf eines Produktes stammen, werden die für die Herstellung dieses Produktes (Ware oder Dienstleistung) erforderlichen Rohstoffe, Materialien und Arbeitskraft als betriebsbedingter Aufwand bezeichnet. Mit betriebsbedingtem Aufwand ist demnach jede Art von Aufwand gemeint, die aus der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit resultiert.
Des Weiteren gibt es auch noch den so genannten neutralen Aufwand, der nicht auf dem Verbrauch von Rohstoffen, Materialien und Arbeitskraft basiert und nicht direkt mit der eigentlichen Geschäftstätigkeit des Unternehmens und der betrieblichen Leistungserstellung im Zusammenhang steht. Zu den neutralen Aufwendungen zählen zum Beispiel Spenden an Vereine oder wohltätige Organisationen, Steuernachzahlungen und Vorauszahlungen, Währungs- und Wertverluste, Schadensfälle, Forderungsausfälle, Verluste beim Verkauf von Anlagegegenständen. Sie lassen sich noch einmal genauer in die Kategorien betriebsfremde Aufwendungen, periodenfremde Aufwendungen, außerordentliche Aufwendungen und bewertungsbedingte Aufwendungen unterscheiden.
Abgrenzung zwischen Aufwand und Kosten
Aufwand ist jeder Verbrauch von Gütern und Leistungen innerhalb einer Periode, der eine Minderung des Netto-/Reinvermögens zur Folge hat, wobei dieser Verbrauch nicht zwingend für die betriebliche Leistungserstellung relevant sein muss, sondern beispielsweise auch in Spenden bestehen kann. Im Unterschied dazu wird als Kosten jeder Verbrauch an Gütern und Leistungen bezeichnet, die innerhalb einer Periode zur betrieblichen Leistungserstellung eingesetzt werden.
Aufwand ohne Kosten (neutraler Aufwand)
Charakteristisch für einen Aufwand, der keine Kosten und somit ein so genannter neutraler Aufwand ist, ist der Verbrauch von Gütern und Leistungen, der nicht mit der Produktion von Leistungen für den Betriebszweck im Zusammenhang steht, sondern für betriebsfremde Zwecke aufgewendet wird.
Aufwand ist mit Kosten identisch (Zweckaufwand/Grundkosten)
Wenn der Aufwand für betriebliche Zwecke genutzt wird, wird er auch Zweckaufwand genannt. Darunter verstanden wird Aufwand, beispielsweise für Material, Personal, Miete, Versicherungen etc. Diese Art von Aufwand ist zugleich mit den Grundkosten identisch.
Kosten ohne Aufwand (kalkulatorische Kosten)
Zu den so genannten kalkulatorischen Kosten zählen alle Kosten, die sich nicht auf das Gesamtvermögen auswirken und für die kein Aufwand erforderlich ist. Dazu gehören beispielsweise kalkulatorische Abschreibungen und kalkulatorische Mieten.
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